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Escritório Política de Arquivamento e Procedimentos

Neste dia do escritório eletrônico, é possível levar o conceito de papéis de arquivamento para concedido. Desenvolvimento de políticas escritório de arquivamento eficientes podem ajudar a manter documentos importantes disponíveis e documentos ativos fáceis de encontrar. Independentemente de quanto documentação é feito em computadores, haverá sempre uma certa quantidade que precisa ser impresso e apresentado por mão. Mantenha-se na apresentação de escritório e você pode executar um escritório mais eficiente.

Responsabilidade



  • Independentemente de quão detalhada uma política de arquivamento do escritório pode ser, alguém precisa ser responsável pela execução da política em uma base diária, a fim de que ela seja eficaz. Delegar autoridade de depósito pode variar de acordo com o volume de informações a serem apresentados, a complexidade do sistema de arquivamento e quantas vezes informações são recuperadas e precisa ser re-arquivado.

    Com uma boa política de arquivamento, o depósito deve ser feito apenas pela pessoa responsável. Se alguém remove um documento, deve haver uma regra que o documento é colocado em um "em" cesta para ser apresentado pela entidade responsável. Se há várias pessoas responsáveis ​​pelo depósito, você deve criar um sistema em cada pasta onde a última pessoa que entrou com algo deve assinar suas iniciais. A fim de manter um bom sistema de arquivamento, as pessoas responsáveis ​​devem ser responsabilizados.

O código de cores

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    De acordo com PowerHomeBiz.com, uma das maneiras de manter seus arquivos organizado é pela cor de codificação deles. Você pode colorir os arquivos de código usando guia colorida adesivos, ou você pode comprar pastas de várias cores arquivo para usar em seus armários.



    Quando você separa por cor, pode ser mais eficiente para usar o sistema de código de cores para os títulos mais abrangentes e, em seguida, um sistema diferente para as sub-rubricas. Por exemplo, todos os documentos financeiros podem ser colocados em arquivos verdes, mas os documentos relativos às informações fiscais teria seu próprio sistema no lugar. Experiência com cor codificação do seu sistema de codificação de cores. pastas verdes pode ser usado para documentos financeiros, mas aba vermelha adesivos podem ser colocados na informação sobre taxas.

Ativa e Arquivamento

  • Seus arquivos mais utilizados serão os únicos que devem ser considerados ativos, e os que não serão mencionados em uma base regular pode ser arquivado. Um sistema de arquivos ativo é dinâmica e deixa espaço para expansão e adição. Uma vez que um documento foi considerada além da sua fase activa, ela é movida para o arquivamento. Mantenha seus arquivos ativos disponíveis para aqueles que precisam deles, e manter-se em organizar seus arquivos ativos todos os dias.
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