Como manter Meeting Minutes Construção
atas de reunião são resumos formal, por escrito das discussões e decisões tomadas em uma reunião. Eles são legalmente obrigados a reuniões do conselho, mas são úteis a qualquer momento. Tendo minutos de remeter para dá todos os envolvidos um registro imparcial e exata das decisões que foram feitas, sem ter que entrar em contato com as pessoas que estavam na reunião. Ao trabalhar em um trabalho de construção, mantendo bons minutos ajuda a garantir que empreiteiros, desenvolvedores e arquitetos estão todos na mesma página sobre os requisitos do projeto. Isso minimiza o miss-comunicação que muitas vezes retarda projetos de construção. Tomando bons minutos é bastante simples.
Coisas que você precisa
- Gravador
- Notebook
Designar alguém para tomar minutos exclusivamente. Se eles participar na discussão, a qualidade dos minutos irão sofrer. É melhor trazer um funcionário ou local de trabalho júnior para tomar notas do que para distrair alguém do processo de tomada de decisão.
Discutir que tipos de registros dos participantes da reunião quer sair da reunião. Minutos normalmente não gravar pontos do participante individual ou a reunião em ordem cronológica, mas em alguns casos isso é útil. Em um trabalho de construção, pode ser uma boa idéia para anotar as posições dos representantes da tripulação, arquiteto e do desenvolvedor, se eles diferem substancialmente. Isso pode ajudar a esclarecer quaisquer disputas futuras.
Pegue os minutos em um computador, se possível, mas sempre manter uma caneta de backup e papel à mão. minutos computadorizados são mais rápidos a tomar e mais fácil de editar e enviar para fora. Se a reunião está acontecendo no local, um laptop resistente o suficiente para resistir à poeira e areia é um excelente investimento.
Fornecer a minutos guarda com uma agenda da reunião de itens de discussão. Isso irá ajudá-lo a estruturar os minutos de uma forma legível.
Tome atendimento. minutos adequadas indicar quem estava na reunião e sua posição. Isto fornece um guia indicando quem contactar se alguém precisa de esclarecimentos sobre quaisquer assuntos discutidos.
Grave quaisquer decisões tomadas na reunião. Seja especialmente cuidadoso ao observar figuras com precisão. Em uma reunião de construção, é provável que as dimensões de um determinado trabalho serão abordados. É importante que toda a gente sabe que a reunião decidiu (por exemplo) em uma calçada larga cinco pés, em vez de um de sete pés de largura um. Os custos também deve ser observado com precisão, bem como a quem é dada a responsabilidade de implementar quaisquer decisões tomadas.
Digite os minutos e trazê-los para a próxima reunião desse grupo, para aprovação. Naquela época, o grupo pode alterar quaisquer erros e concorda que os minutos representam um relato preciso da discussão, decisões e comparecimento à reunião.
Arquivar cópias tanto eletrônicos e em papel dos minutos marcados com a data, a hora eo assunto da reunião. Isso os torna fácil de recuperar.
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