Vantagens e Desvantagens da organização de arquivos tradicional

organização de arquivos tradicional é de fácil acesso. Os arquivos estão fisicamente em um local central. Se você não consegue encontrar alguma coisa, você pode gastar o tempo que você precisa passar por cada arquivo até encontrar exatamente o que você está procurando. A capacidade de ver, tocar e ler seus arquivos sempre que precisar pode ajudá-lo a pensar sobre como inovar aspectos do seu negócio.

sistemas de arquivamento tradicionais são geralmente fáceis de entender. Os arquivos podem ser organizadas de várias maneiras, incluindo em ordem alfabética, por assunto ou habilidade conjuntos, numericamente, por data, por local ou por ordem de importância. Mesmo se você não inicialmente compreender o sistema de arquivo que está sendo usado, você pode descobrir, passando por os arquivos e prestando atenção aos seus fatores de definição.

Por outro lado, arquivos de papel tradicionais foram substituídas em muitas organizações com o arquivamento computador. Mais empresas estão a digitalização e download de seus arquivos em computadores de escritório. Com este método, os trabalhadores podem encontrar arquivos e enviá-los instantaneamente com software de banco de dados de pesquisa, economizando tempo e aumentando a produtividade.

Tradicionalmente arquivos organizados são difíceis de proteger. Incêndios ou outros desastres naturais podem destruir arquivos, que podem resultar em perda de negócios. Fazendo backup de arquivos tradicionais é demorado e leva horas de cópia, rotulagem e re-arquivamento.

organização de arquivos tradicional pode sair da mão. O número de arquivos para organizar cresce com o seu negócio-lo pode ser uma dor na base de dados para encontrar espaço para tudo o que papelada. Apresentação de itens de forma eficiente também pode se tornar um desafio.