Quais são os deveres de um assistente de compras?

Para garantir uma organização produtos de qualidade compras, a compra de assistentes fornecer informações sobre os vários tipos de produtos que estão disponíveis no mercado. Em uma universidade, por exemplo, o assistente pode usar seu conhecimento de produtos de papelaria para aconselhar os membros da faculdade sobre os melhores produtos para usar. Quando os serviços da instituição colocar requisições de compra, revê-los para a completude e precisão. Se uma requisição é impreciso - talvez um departamento ordena um número anormalmente elevado de papel copiadora - é o trabalho do assistente para investigar o problema antes de contactar fornecedores.

Depois de receber ordens de compra, o assistente de compras coordena a compra e posterior entrega das mercadorias. Se a organização quer entrar em um contrato com um fornecedor, o assistente solicita fornecedores para fazer licitações, completos com listas de preços de produtos encomendados. Ela pode, então, colaborar com o gerente de compras para rever as propostas e escolher um fornecedor confiável com os melhores preços. Os contatos auxiliares do fornecedor e agenda uma reunião onde podem negociar os termos da oferta e assinar o contrato de aquisição selecionada.

assistentes de compra monitorar o desempenho de fornecedores contratados. Por exemplo, quando um fornecedor oferece artigos de papelaria para a universidade, o assistente inspeciona a qualidade do papel copiadora, arquivos de primavera, instrumentos de escrita e outros itens para garantir que atendam as especificações da instituição. Se alguns produtos não são de qualidade exigido, o assistente instrui o fornecedor para entregar substituições. assistentes de compra manter os gestores atualizados sobre o desempenho de vários fornecedores, muitas vezes recomendando ações apropriadas - tais como rescisões contratuais - contra vendedores de baixo desempenho.

É o trabalho de compra de assistentes para manter registros up-to-date de documentos de aquisição, tais como ordens de compra, propostas de oferta e de fornecedores comentários. Para fazer isso, eles devem desenvolver e implementar um sistema de arquivamento adequado. Se estes assistentes escolher um aço fichário em oposição a um sistema de arquivamento eletrônico, por exemplo, eles podem colocar documentos semelhantes ou usados ​​regularmente na mesma gaveta, de modo que se gerentes de compras exigem lance propostas apresentadas por determinados fornecedores, os assistentes são capazes de facilmente recuperá-los.

Para ser eficaz, assistentes de compra deve ser organizado indivíduos com um olho afiado para pequenos detalhes e habilidades matemáticas fortes. Por exemplo, eles usam habilidades organizacionais para trabalhar eficientemente com várias peças de documentos de compra e habilidades de matemática para fazer cálculos precisos de custos total de pedidos itens. habilidades de comunicação verbal são importantes também, como os assistentes são muitas vezes em comunicação frequente com fornecedores e vendedores.