Lista de verificação para reuniões eficazes

A maioria dos planejadores reunião bem sucedida pré-plano de todas as atividades de reuniões e itens antes de enviar os convites. atividades de pré-reuniões incluem a escolha de um dia conveniente e hora para a reunião, a reserva do local da reunião (como uma sala de conferências, salão de eventos ou sala de restaurante privado), e decidir quem precisa ser na reunião. Muitas reuniões sair da pista por simplesmente não ter decisores essenciais na mesa ou por ter muitos participantes opinativo que jogam todos fora do tópico principal. Outros itens essenciais para a lista de verificação pré-reunião são a agenda da reunião, com períodos de tempo para cada seção ou tópico do meeting- todas as ferramentas de apresentação, incluindo ligações para computadores portáteis, linhas de telefone chamada de conferência e handouts- e almoço ou lanche. A maioria dos planejadores de reuniões também designar um anotador reunião neste momento.

Quando do início da reunião, a maioria dos líderes de reuniões eficientes usar uma lista de verificação para garantir que não haja agenda itens são perdidas ou esquecidas. itens da lista de verificação incluir a tomada de uma chamada dos participantes da reunião, revisando notas da última reunião e definir claramente a agenda da reunião atual. A maioria das agendas de reuniões incluem a definição de um problema, brainstorming de soluções, votando em soluções e resolução do problema. Muitos líderes de reuniões incluem itens como "certifique-se de pedir e receber opiniões de todos os participantes", especialmente quando eles têm outros, os participantes opinativo vocais. Certifique-se de discutir os próximos passos antes do término da reunião.

Normalmente existem várias ações a serem tomadas após uma reunião, e uma lista de verificação reunião pode ajudar a garantir que nada seja esquecido ou ignorado. Alguns dos itens da lista de verificação pós-reunião pode incluir digitando-se as notas de reuniões, distribuindo as notas e acompanhar os próximos passos. Alguns itens próximo passo pode incluir uma pesquisa sobre temas mais profundamente, reunião com acionistas adicionais ou definir uma data para uma reunião de acompanhamento. Outros exemplos desses tipos de itens estão criando uma força-tarefa, recebendo feedback participantes da reunião e comunicar quaisquer decisões importantes para o resto da empresa.