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Pré-Meeting Checklist

Seja negócios ou comunitários reuniões, organizar qualquer reunião é uma tarefa enorme. Há várias coisas que podem dar errado mesmo antes do início da reunião. Ela ajuda a manter uma lista de verificação pré-reunião para que você sabe que está no caminho certo. Com uma lista de verificação pré-reunião, você pode lidar com detalhes de forma mais eficiente, reduzir o stress desnecessário e não perder tempo.

Logística Reunião básicos



  • Defina a data, hora e local para a reunião. Escolha um local que é suficientemente espaçoso para o encontro. Se há um convidado especial para a reunião, ter tempo para aprender sobre o indivíduo, suas contribuições, interesses e relevância para a reunião. Decidir quem vai participar da reunião. Pessoas que você convidar deve ser relevante para o objetivo da reunião.

Agenda reunião



  • Preparar a agenda para a reunião. Indicar a finalidade da reunião e decidir os segmentos de reuniões. No caso de um convidado especial, preparar conteúdos, tais como perguntas ou mensagens de relevância para a reunião e o convidado também. Decidir quem vai fazer o discurso introdutório e que está indo para gravar as discussões da reunião. Atribuir alto-falantes para cada tema que será abordado durante a reunião.

Fontes reunião



  • Decidir as fontes que você vai precisar para a reunião. Estes podem ser materiais de papelaria ou papéis de prova, tais como relatórios de pesquisa ou documentos, dependendo da natureza da reunião. Por exemplo, se a reunião é apresentar queixas de sua comunidade para o seu funcionário eleito, em seguida, os documentos de autoridade que apoiam a sua queixa são materiais de reuniões relevantes. Nomear uma pessoa responsável para lidar com o segmento de suprimentos de reuniões.

Regras reunião



  • Definir regras a respeito de como a reunião será conduzida do início ao fim. Estabelecer códigos de pontualidade para os participantes e como eles devem se comportar durante as reuniões e discussões. Criar regras para o cumprimento pessoal da organização para que eles não transgredir âmbito das suas funções e responsabilidades ou interferir com os papéis dos outros.

Comunicação às partes relevantes

  • Entrar em contato com todas as partes relevantes, incluindo convidado especial, os participantes e os funcionários reunião pelo menos uma semana antes da reunião. Informá-los sobre a reunião e sua contribuição para isso. Enviar e-mails com data e local detalhes, bem como a agenda. Discutir reunião agenda e os papéis e as responsabilidades com o atendimento pessoal em pessoa. Entrar em contato com os participantes e confirmar a sua disponibilidade para a reunião.

Tarefas de última hora

  • Entrar em contato com os participantes da reunião um dia antes da reunião para lembrá-los da reunião e confirmar a sua presença. Lembrá-los do local local. Reúna sua equipe de organização de reuniões, poucas horas antes da reunião e ensaiar o propósito da reunião e fluxo, bem como o papel de cada membro da equipe.

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