Descrição do trabalho de habilidades de comunicação para secretários

Como secretário, você pode ser responsável por organizar compromissos e reuniões em nome dos membros da equipe e gestão. Isso vai exigir a comunicação com clientes, clientes, colaboradores internos e parceiros de alto nível do negócio. Portanto, a descrição do trabalho de um secretário depende muito do indivíduo ser capaz de organizar usando habilidades de comunicação especializados. Sua comunicação está prevista para ser profissional, educados e assertivo. Você pode ser obrigado a delegar atribuições a outros funcionários, se reunir com diretores ou planejar uma conferência, todos os quais exigem essas habilidades.

A descrição do trabalho de um secretário inclui não só responder o seu próprio telefone, mas também levando mensagens para outros membros da equipe. Portanto, uma excelente capacidade em comunicar ao telefone é necessária. Você terá que ser capaz de ouvir a consultas e responder apropriadamente. Se você é um secretário em um hospital ocupado, por exemplo, você pode ter que falar com as pessoas com raiva ou chateado no telefone. Sua descrição do trabalho vai exigir que você para lidar com sensibilidade com essas chamadas sem agravar a situação.

Ser capaz de fornecer informações a um grupo através da apresentação pode ser necessária. Como secretário, você pode ser responsável por acolher os novos funcionários, por exemplo. Você precisa ser claro e confiante em explicar como a empresa está organizada, onde os funcionários podem fazer pausas, comprar o almoço ou estacionar seus carros. Além disso, um secretário executivo pode ter que apresentar relatórios de atualização, cadeira de uma reunião ou explicar todas as questões contenciosas de escritório para gestores ou outros colegas.

A comunicação é escrito, bem como falado. Uma grande parte do trabalho de secretariado inclui a preparação e-mails, ler documentos e gestão do escritório. Muitas vezes, essas tarefas são realizadas via email. Portanto, a boa escrita e ortografia habilidades são essenciais para explicar os seus pontos. Ser capaz de delegar tarefas para apoiar a equipe através de uma lista de coisas a fazer, escrever horários ou planos de pormenor para um gerente, bem como a escrita para os clientes, todos envolvem um grau de comunicação escrita.