Ao gerenciar um negócio, é importante manter todos os clientes satisfeitos sempre que possível. No entanto, em qualquer indústria, haverá um erro ocasional. Estes acidentes podem ser oportunidades para construir um melhor relacionamento com o cliente. Uma carta de ajuste é uma resposta oficial à queixa de um cliente. Ele deve reconhecer a reclamação e resolver o problema, melhorando a percepção do cliente da empresa.
Desculpar com o cliente para o erro e reconhecer que não deveria ter acontecido. Comunique-se o quão importante o cliente é a sua empresa, e dizer que você gostaria de fazer o direito situação.
Explique o que aconteceu que antecederam o erro eo que você vai fazer para evitar o erro no futuro. Não há necessidade de ser excessivamente técnica ou usar o jargão da indústria. A declaração geral, tais como "Houve um problema de comunicação entre os funcionários", ou "O problema foi causado por um erro de facturação," deve fazer.
Diga ao cliente o que você vai fazer para ele para compensar a situação. Certifique-se o ajuste é apropriado para o erro. O cliente pode tornar-se cada vez mais infeliz se você oferecer um cupom de baixo valor para um grande erro.
Reveja sua carta, e corrigir eventuais erros gramaticais, estruturais ou de ortografia. Verifique se o conteúdo não é condescendente para o cliente. Confirmar quaisquer fatos dentro da letra, como datas, horários e registros do que foi dito ou feito por associados e clientes.
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