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Secretário Deveres e Responsabilidades

Uma compreensão dos deveres e responsabilidades de um secretário pode ser útil para aqueles que procuram trabalho como profissionais de escritório. Apesar das novas tecnologias emergentes, as principais responsabilidades para secretários manter o foco em torno de coordenação e execução de atividades administrativas. Enquanto o salário médio anual para secretários, em 2008, foi de US $ 29.050, de acordo com o Bureau of Labor Statistics EUA, os salários anuais dos secretários executivos foram notavelmente superior a US $ 40.030. As projeções mostram o crescimento do emprego vai aumentar até 2018.

Gestão de comunicações

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    Uma grande parte do papel de um secretário está coordenando as comunicações para um escritório. Isto ocorre através de uma variedade de fontes, incluindo telefone, e-mail, Internet e e-mail. Secretários criar planilhas, projecto e editar correspondência e relatórios, e preparar apresentações usando software de editoração eletrônica. Estas responsabilidades podem incluir tais funções específicas como a criação de um boletim informativo para funcionários ou clientes, escrever cartas, telefonemas de roteamento para as partes apropriadas, o envio de faxes e e-mails, e abertura e distribuição do correio dentro de um escritório.

Agendamento





  • Secretários muitas vezes manter horários para o pessoal de alto nível. Eles usam programas de computador para agendar compromissos no calendário de um executivo e certifique-se que os executivos estão cientes de quaisquer alterações ao horário de um determinado dia. Além disso, secretários fazer acordos de negócios e viagens pessoais para altos funcionários de uma organização. Isso pode incluir a reserva de voos, reserva de quartos de hotel e fixar os veículos de aluguer. Para viagens de negócios, um secretário pode precisar preparar um itinerário que detalha agenda de um executivo para a duração de uma viagem de negócios ou conferências.

Fornecimento e manutenção de equipamentos

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    Muitos secretários rastrear as fontes usadas no escritório e reordená-los de fornecedores em uma base regular. Eles também podem ser responsáveis ​​pela operação e manutenção básica de uma variedade de equipamentos de escritório, incluindo máquinas de fax, copiadoras e scanners. Secretários são cada vez mais responsáveis ​​para solucionar problemas que podem ocorrer com o equipamento. Eles fazem chamadas de serviço para fornecedores se forem necessários reparos ou substituição do equipamento.

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