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Como Organizar um sistema de arquivamento de papel Household

Se você estiver executando um escritório em casa ou só precisa manter os documentos da família e as contas em ordem, você pode sempre usar um bom sistema de arquivamento. Manter seus papéis organizados de uma maneira eficiente e arrumado torna mais fácil encontrar documentos quando você precisar deles, e você vai saber onde colocar papéis quando eles não são necessários imediatamente, mas deve ser agarrado. Tire uma tarde agora para organizar um sistema de arquivamento de papel que funciona para sua casa ou empresa, e no futuro, arquivamento e localização de documentos será uma brisa.



Conteúdo

  • Dicas & avisos
  • Coisas que você precisa

    • armário de arquivo
    • Pendurado pastas de arquivo


    • Determinar o que funcionará melhor para você com base no tipo de papéis você está arquivando. Enquanto algumas pessoas acham que a ordem alfabética padrão para ser mais fácil, você pode querer classificar os documentos por mês. Há, no entanto, vários outros métodos, como separar documentos por Biller, cliente, projeto, membro da família, factura ou assunto. Além disso, dependendo do seu trabalho ou home-office ambiente, pode ser necessário para manter os documentos sensíveis ao tempo na vanguarda arquivando-los com base em sua prazo.

    • Dividir seus papéis depois de ter escolhido o seu método. Se você fizer pilhas ou pilhas de seus papéis, será mais fácil e mais rápido para classificar através de tudo o que você tem que organizar. Dependendo da quantidade de papéis soltos ou papéis unfiled você tem, isso pode demorar um pouco para classificar completamente. Ter alguém ajudá-lo se você tiver uma grande quantidade de passar.



    • Rotular suas abas dos arquivos de enforcamento com os títulos apropriados depois de ter seus documentos classificados. Use letras clara e legível ou digitar as etiquetas se você não tiver certeza de sua própria caligrafia. Ao adicionar as guias para as pastas si, escalonar seus pontos de inserção para criar um sistema fácil de ler em cascata ou escada-like para quando os arquivos estão pendurados na gaveta.



    • Transfira seus pilhas e pilhas de papel para a pasta corretamente rotulados. Se você achar que você tem muito de na coisa, considere se você precisa limpar alguns papéis desnecessários, ou se um conjunto de sub-rótulos estão em ordem para esta categoria. Por exemplo, um arquivo para contas de cartão de crédito pode ser muito cheio, mas os rótulos separados para American Express ou Capital One pode torná-lo mais fácil de encontrar a conta que você está procurando.

    • Mantenha o seu armário de arquivo em um local protegido longe de amplas variações de temperaturas ou intervalos de umidade. O armário de arquivo, por causa da natureza de seu trabalho, deve ser fácil para chegar e utilizar com freqüência. Se o seu gabinete está escondido em um local onde os documentos podem ser negligenciadas, levar algum tempo para considerar se você está realmente usando o sistema ideal para você ou sua empresa. Se necessário, começar de novo na Etapa 1 e reconsiderar como você está organizando seus papéis.

    dicas & avisos

    • Tente usar pastas de arquivo de suspensão que são de cores diferentes para quebrar a sua papelada visualmente. Muitas vezes, as cores individuais podem alertá-lo quando os arquivos ou prazos precisam de atenção. Por exemplo, se você tem contas médicas, que é um arquivo, mas você pode usar uma pasta vermelha para contas que estão atrasados ​​e precisam de pagamento. Quando um item é pago, ele pode sair do arquivo vermelho, mas até então, você tem um lembrete visual do que é mais urgente em seu gabinete em tudo eficiência times.Keep em mente que você planejar suas categorias de etiqueta. Embora possa parecer fácil criar uma dúzia de diferentes sub-rótulos, esta pode ser a adição de um passo desnecessário para o processo. Não exagere, mas não quebrar uma categoria quando a necessidade parece óbvia.
    • Totalmente planejar como você está indo para organizar seu sistema de arquivamento antes de começar. Se você não colocar o pensamento suficiente em seu plano de agora, você pode encontrar-se ter que reorganizar tudo em poucos meses se o sistema não está funcionando.
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