Como simplificar um processo de compra

Racionalização um processo de aquisição requer a criação de etapas de compra específicos para minimizar o tempo entre quando uma pessoa solicita um item e quando ele recebe. Com base no seu processo de compra atual, você pode agilizar o seu sistema alterando quem está envolvido, concedendo mais autoridade de compra e estabelecer políticas específicas de fornecedores.

O primeiro passo para racionalizar o seu processo de aquisição é identificar por que você deseja fazê-lo. Você pode estar gastando demais. Seus funcionários pode ser menos produtivo, porque eles têm que esperar para o equipamento de que necessitam. Seus clientes pode ser infeliz porque você não pode obter materiais rápido o suficiente para cumprir ordens. Seus formulários ou até mesmo a falta de documentos eficiente pode estar causando gargalos. Depois de saber que os seus problemas de compra são, você pode examinar o seu processo para ver o que pode estar causando o problema.

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Uma forma de agilizar o seu processo de compra está centralizando-lo com uma pessoa ou departamento. Em vez de ter um membro do pessoal ir ao seu gerente de departamento, que, em seguida, vai para o chefe de operações, que em seguida vai para o gerente de finanças, permitir que os empregados para enviar solicitações diretamente a um agente de contratação pública. Isso pode reduzir o tempo que leva para se compras aprovado porque uma pessoa é responsável pela linha do tempo.

Se você já tem este tipo de processo de centralização de compras, no entanto, este pode ser o seu problema. Isso pode acontecer quando o agente de compras está sobrecarregado com pedidos que ela tem para pesquisar. Se este for o caso, considere ter chefes de departamento aprovar compras em primeiro lugar, que, em seguida, enviar para o departamento de finanças. Para aproveitar ao máximo este tipo de sistema, criar uma “devido” pela data para todas as suas formas para garantir que todos sabemos envolvidos quando uma ordem é devido e sei que eles vão ser responsabilizados.

Outro método para a racionalização de compra é dar mais empregados a autoridade para fazer compras. Isso pode levar a gastos excessivos, se você não definir parâmetros específicos, como a que bens e serviços de um determinado funcionário pode comprar, um limite para a quantidade de compras que ele pode fazer eo que os fornecedores que ele pode usar. Considere permitindo que os funcionários a autoridade para fazer compras menores, especialmente os regulares que normalmente são aprovados, tais como material de escritório. Se você pode controlar empresa o uso do cartão de crédito por funcionários individuais, emitir cartões aos membros do pessoal com a compra de autoridade, permitindo-lhes fazer on-line, de tijolo e argamassa ou telefone compras sem ter que solicitar uma compra cheque ou cartão de crédito do departamento de contabilidade. Criar políticas estritas empresa para uso da companhia de cartão de crédito.

Se os membros da equipe precisa pesquisar e confirmar vendedores cada vez que fizer uma compra, criar uma lista de fornecedores aprovados que podem usar. Isso ajuda a garantir que você trabalha com fornecedores que você conhece e pode criar a compra de volume que pode levar a descontos de fornecedores. Definir um sistema de aquisição com fornecedores aprovados para que eles não têm para executar um relatório de crédito em você cada vez que um funcionário faz uma compra. Dê aos fornecedores uma lista de funcionários que podem fazer compras, ou utilizar um código de empresa de compra que você dá para selecionar funcionários. Um pedido de formulário de proposta ou modelo que seus funcionários podem usar quando eles precisam para obter vários lances em um trabalho irá agilizar o processo, eliminando a necessidade de funcionários para criar documentos de licitação.

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Se você sabe de antemão o que você precisa para comprar bens e suprimentos específicos, programar essas compras durante tempos lentos na sua empresa, com bastante antecedência. Isso pode ajudar a reduzir as compras se perder em um mar de papelada, exigindo consultas em nível de departamento e pedidos acelerada. Tenha os seus gerentes de departamento submeter pedidos de compra trimestrais, incluindo datas de entrega, e ter o seu agente de compras criar um calendário para fazer compras.