Como Configurar um sistema de folha de pagamento manual

Estabelecer um sistema de cartão de ponto onde os funcionários preencher um quadro de horários ou usar um timeclock. Use planilhas que contêm espaços por preencher para o tempo regular, férias, pessoais e / ou doente. Criar um sistema de arquivamento separado para todos os cartões de ponto submetidos. Se você tem empregados assalariados, criar um log com o valor do salário de cada funcionário deve ser pago a cada período de pagamento. Manter arquivos separados para os empregados horistas e mensalistas.

Gerar uma pasta de arquivo para formulários de mudança apresentadas cada data de pagamento. Isto inclui endereços e fiscais mudanças, pagam ajustes, benefícios e mudanças de dedução, tais como 401k, médica, odontológica, subsídio de carro, garnishments, apoio à criança e planos cafeteria. Além disso, criar um log de folha de pagamento para cada funcionário. Delinear todos os períodos de pagamento para o ano e todos os salários, deduções e benefícios a serem feitas em cada período de pagamento.

Acumule cheques em branco para imprimir contracheques. Uma máquina de escrever pode ser usado para inserir manualmente as informações sobre cada salário. Certifique-se de que a máquina de escrever tem tinta suficiente para verificações será legível e aparecem profissional. Além disso, tente investir em uma máquina de escrever com um recurso de apagar para evitar redigitação e reimpressão de cheques. Um bom fotocopiadora também vai provar que vale a pena, para que possa fazer cópias de cada cheque impresso.

Estabelecer um sistema de gravação de imposto. Durante a folha de pagamento prazo, você vai ter que calcular manualmente os impostos devidos a cada empregado e ao empregador. Tenha um registro separado para os impostos deduzidos para cada indivíduo e os impostos totais empregador para cada período de pagamento. No final de cada trimestre e ano, você irá precisar dessa informação para equilibrar seus 941s (trimestrais) e W2s (anual), por isso não deixe de manter registros precisos.

Gerar registros de folha de pagamento para coincidir com contracheques distribuídos. Registros devem incluir o tipo de horas pagas e todos os montantes de dedução e benefícios. Criar diários para registrar todas as transações de folha de pagamento, incluindo todos os cheques trocados e aqueles que ainda estão pendentes. Você vai precisar deles para reconciliações bancárias para garantir que o montante cobrado e todos os valores pendentes combinar seus valores de depósito (impostos incluídos).