O que é um Sistema de Gestão de arquivos?

Um sistema de gerenciamento de arquivos é qualquer sistema eletrônico que organiza registros em um formato lógico e facilmente recuperáveis. sistemas de gerenciamento de arquivos usados ​​para consistem em gavetas e armários cheios de papel, mas hoje a maioria dos sistemas são gerenciados em computadores com software especializado. Há alguns estilos padrão e tipos de sistemas de gerenciamento de arquivos que servem a propósitos ligeiramente diferentes.

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gerenciamento de arquivos já significou a manutenção de um sistema de arquivos em papel em alguma ordem lógica, muitas vezes em um armário de arquivo (ou vários). Hoje, gerenciamento de arquivos geralmente se refere a um programa de software que organiza arquivos eletrônicos de forma semelhante, mas em um computador em vez de um armário de arquivo. versões muito recentes de sistemas de gerenciamento de arquivos são construídos na Internet para arquivos podem ser localizados a partir de qualquer local através de pesquisa online.

Um sistema de gerenciamento de arquivos geralmente apresentam pastas em que os documentos individuais são armazenados. sistemas operacionais como Windows permitem aos usuários criar e nomear pastas virtuais para ajudar a organizar e localizar registros eletrônicos. Essas pastas podem ter sub-pastas dentro deles, e muito grandes sistemas têm vários níveis de sub-pastas. Todas estas sub-pastas normalmente vão desde um diretório raiz, que é muitas vezes o ponto de partida para uma pesquisa documento virtual. arquivos individuais são muitas vezes chamado usando um acordados estilo nomeação de arquivos, o que torna os arquivos mais fácil de organizar e localizar por vários usuários.

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Existem diferentes tipos de sistemas de gerenciamento de arquivos, mas a maioria deles usam bancos de dados. Ou seja, os documentos são armazenados em um programa de software ou plataforma de intranet com uma função de busca que permite que documentos sejam encontrados. sistemas de gerenciamento de arquivos variam em sofisticação de armazenamento e recuperação de documentos. sistemas empacotados baratos oferecer gerenciamento de arquivos básico, sistemas de nível empresarial oferecem uma gestão mais avançada tanto sistemas on-line ou off-line, e muito sofisticados como Microsoft Sharepoint fornecer opções avançadas de gerenciamento de conteúdo.

A função de um sistema de gerenciamento de arquivos é manter registros organizados de uma forma que os torna facilmente recuperáveis. Idealmente, estes sistemas podem ser usados ​​por qualquer pessoa em uma empresa que precisa acessar arquivos. O sistema deve ser fácil de aprender e navegar, para que ele funcione como um ativo e não frustrar os usuários. sistemas de gerenciamento de arquivos eletrônicos também pode representar a busca de um escritório para ir sem papel.

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Ao criar um sistema de gerenciamento de arquivos, é importante considerar que método organização funciona melhor para seus registros. Arquivos podem ser organizados por categoria ou finalidade - por exemplo, registros pessoais pode apresentam pastas com o nome "contas domésticas", "contas" e "documentos de hipoteca". registros eletrônicos em um consultório médico provavelmente seria organizada por nome do paciente. Muito grandes sistemas de gerenciamento de arquivos, como aqueles em uma universidade pode ser organizado usando um sistema numerado para diferenciar as diferentes categorias de registros.