Mais eficientes sistemas de arquivamento em exercício

Os sistemas de arquivamento em exercício mais eficiente separar as informações em categorias lógicas. Para um sistema de arquivamento para ser de valor, pessoal de escritório deve ser capaz de localizar documentos com facilidade, e todos esses sistemas devem ter uma chave de arquivamento ou índice. A equipe deve apresentar todos os documentos importantes regularmente, de preferência a cada semana. Essa documentação inclui orçamentos, descrições de trabalho e contas. Idealmente, um membro da equipe deve ser responsável pelo arquivamento.

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Organizar os arquivos em ordem alfabética. Fazer isso permite a recuperação eficiente de documentos, especialmente se você usar um código de cores. Organizar o arquivamento de acordo com a melhor forma de recuperar o arquivo, ao contrário de como melhor para armazená-lo. Arquivar a documentação mais recente na frente de cada pasta. Purgar o sistema de arquivamento em uma base anual para mantê-lo atualizado. Sempre fazê-lo através da remoção de arquivos mais antigos primeiro. Limpar o disco rígido do computador em uma base regular se os seus arquivos são armazenados digitalmente. Excluir quaisquer programas não utilizados e versões datadas dos aplicativos de software. Crie pastas para organizar melhor o disco rígido e regularmente backup de informações para um disco rígido ou DVDs externo. código de cor os DVDs para corresponder com os arquivos de papel.

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Segundo o autor Susan Silver, um sistema de arquivamento eficaz irá melhorar a imagem profissional de uma empresa e aumentar a sua produtividade. Mover arquivos temporários em um arquivo permanente, uma vez que o projeto foi concluído. Antes de mover um arquivo, decidir se ele contém informações valiosas vale a pena guardar. Embora esta informação deve ser precisa e confiável, é importante a criação de um cronograma de retenção para especificar o período de tempo para o qual as informações devem ser mantidas. Tome nota na sua agenda ou organizador dos arquivos que necessitam de purga, e as datas em que você terá início purgar a cada ano.

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Este sistema de arquivamento permite ao usuário designar datas em que ele vai ser lembrado para rever documentação ou material de referência. Embora um sistema de calendário online é semelhante, ele não permite que o usuário para anexar materiais de apoio e notas tão facilmente. O sistema de revolvimento de arquivamento permite a apresentação eficaz de documentos sensíveis ao tempo, como memorandos, formulários de impostos e itinerários de viagens de negócios.