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Como escrever uma carta de RFP

Um homem escrevendo em sua mesa.
Um homem escrevendo em sua mesa. (Imagem: Siri Stafford / Photodisc / Getty Images)

Cada solicitação de proposta deve incluir uma carta de apresentação, mesmo se o seu lance contém um resumo executivo. Cada um serve a um propósito diferente, e eles trabalham juntos, não só para criar uma boa impressão, mas também para provar que você entender o cliente e as exigências do trabalho. No entanto, porque uma carta de apresentação deve mostrar-lhe compreender os principais requisitos do cliente sem se tornar um mini-proposta, algumas pessoas acham que é mais difícil de escrever.

Definir o tom certo



Seu relacionamento com o cliente em potencial, e às vezes instruções no kit de RFP, determina se a carta deve assumir um tom formal ou pessoal. Contanto que você é, letras honestas e sinceras personalizado em que você cumprimentar e agradecer o cliente muitas vezes são os mais eficazes. Por exemplo, incluir declarações como “eu quero aproveitar esta oportunidade para agradecer por toda sua ajuda” e “sua ajuda e orientação provou ser inestimável” no corpo da carta.

Formato e Estilo



Usando papel timbrado e um formato de carta comercial, divida a carta em três seções: uma introdução, um corpo e um parágrafo de fechamento breve. Use uma fonte serif, como Garamond, Georgia ou Times New Roman, como muitas pessoas acham fontes com serifa mais fácil de ler. Limitar a sua carta de apresentação para não mais do que uma ou duas páginas.

A abertura

Abra a carta de apresentação com uma breve declaração de abertura, relevantes, tais como “fechado é a proposta que lhe prometi” ou “I se falar com você sobre o seu projeto proposta.” Siga este com um parágrafo em que você se comunica plena compreensão por reafirmar o específico exigências de condução do RFP. Diga o leitor se a proposta inclui quaisquer anexos, e se isso acontecer, destacar brevemente o conteúdo, e terminar a introdução especificando o período de tempo que a cotação é válido.

O corpo



Incluir todas as informações necessárias, tais como história, qualificações ou referências que a RFP pode exigem no corpo da carta do seu negócio. Concentre-se o restante da carta em atender até quatro principais necessidades do cliente. Por exemplo, use pontos de bala para resumir como o seu produto ou serviço irá satisfazer as necessidades mais importantes do cliente. Em seguida, expanda em cada ponto de bala nos parágrafos restantes.

The close

No parágrafo final, certifique-se de fornecer informações completas para a pessoa de ponto de contato, incluindo nome, cargo, endereço, número de telefone, número de fax e endereço de e-mail. Incluir um “próximo passo” ou call-to-action, como “I irá contactá-lo ainda esta semana para responder a quaisquer perguntas que possa ter” ou “Eu vou chamá-lo na próxima semana para discutir esta proposta” Termine com uma expressão educado e o seu nome e título.

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