As vantagens de um sistema informatizado de contabilidade

As empresas muitas vezes usam um sistema de contabilidade informatizada para processar e manter transações e registros contábeis. O sistema absorve e armazena esses dados usando módulos, tais como contas a pagar, contas a receber, balancete e folha de pagamento. Um sistema informático de contabilidade ou é especificamente concebida para uma determinada empresa ou é comprado a partir de um terceiro partido (por exemplo Timberline ou MAS 200). Um sistema informatizado de contabilidade é uma ferramenta valiosa para muitas empresas.

O sistema processa os dados rapidamente. Uma vez que a informação é digitado no módulo relacionado, tais como folha de pagamento ou contas a pagar, os processos e sistema armazena-lo instantaneamente.

A maioria dos sistemas de contabilidade informatizada têm características tais como de entrada de pedidos e geração de faturas associadas. O empregador pode criar contas para seus clientes, armazenando seus nomes, endereços, encomendas e facturas por tanto tempo quanto necessário. Um sistema informatizado também permite que o empregador a fazer e extratos de conta de impressão. Além disso, muitos sistemas de contabilidade têm uma característica de folha de pagamento, que permite o processamento de folha de pagamento completo, incluindo a geração e impressão de cheques e relatórios.

O empregador é capaz de imprimir e reimprimir os pedidos dos clientes, faturas e todas as outras transações contábeis, conforme necessário. Ele também pode encontrar facilmente os dados da folha de pagamento dos funcionários, como o endereço atual e pagar uma quantidade sem ter que procurar através de armários para localizar arquivos pessoais.

Um sistema informatizado de contabilidade elimina o processamento manual. Este último envolve o processamento e gravação de rendimentos da empresa, despesas, lucros, perdas e reconciliação com a mão, criando muito espaço para erro. transações de folha de pagamento e as transações fiscais de negócios também são gravados manualmente. Com um sistema de contabilidade informatizada, o empregador tem um processo de manutenção de registros e balanceamento suave.

Um sistema informatizado de contabilidade, muitas vezes exige que o pessoal que passar por treinamento para aprender novas habilidades, tornando-se sentir motivado. Além disso, o empregador pode terceirizar formação a um representante da empresa de software, criando menos pressão sobre os membros da equipe para administrar o treinamento eles mesmos.

Se o governo federal ou estadual decide auditar a empresa, um sistema informatizado de contabilidade simplifica o processo. Normalmente, antes da auditoria ocorre, o auditor notifica o empregador por correio sobre os documentos específicos necessários para a auditoria. Dependendo da natureza da auditoria, os documentos podem incluir declarações fiscais, registros de folha de pagamento e plano de contas.

Um sistema informatizado de contabilidade pode armazenar muitos anos de informações. Se a auditoria exige isso, o empregador pode acessar informações que data de muitos anos atrás. Se, durante a auditoria, o auditor pede espontaneamente um documento contabilístico, o empregador pode rapidamente recuperá-lo do sistema em vez de vasculhar caixas de armazenamento para localizar cópias impressas.

Um software de contabilidade informatizada torna difícil para os funcionários para roubar o dinheiro da empresa. Por exemplo, se um funcionário da folha de pagamento tenta pagar-se mais do que a quantidade permitida, seu roubo provavelmente será descoberto porque o sistema armazena todas as transações contábeis salvos.