Tipos de Agendas

As reuniões podem tropeçar sem planejamento adequado, mesmo com um propósito claro e participantes apropriados. Usando uma agenda para planejar uma reunião pode ajudar a reunião funcionar sem problemas e efetivamente abordar questões-chave ou tópicos. Planejar com antecedência dá os participantes do conhecimento reunião do que esperar, o tempo para se preparar, e fornece uma ordem na qual serão discutidas as coisas. Outra razão que as agendas são populares é que eles poupar tempo todos.

Simplificando, uma agenda é uma lista ou um plano. Esta lista inclui tópicos e problemas ou questões que serão discutidas durante uma reunião. Há uma variedade de agenda formats- o propósito e tipo de reunião irá determinar qual formato de agenda de usar. Tipos de agendas normalmente usados ​​incluem informal, formal, priorizados e calendarizados. Familiarizar-se com cada formato de agenda permitirá que você escolha efetivamente o tipo adequado para suas necessidades.

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Uma agenda informal refere-se basicamente a uma lista informal de itens que serão discutidos durante a reunião e é muitas vezes jogado juntos no último minuto. A agenda formal segue mais de um formato. Esse formato inclui o tipo de reunião, lista o facilitador da reunião e lista todos os participantes. A agenda, em seguida, segue uma ordem específica: chamar à ordem, chamada, a minutos do último encontro, questões em aberto, novos negócios e adiamento.

agendas prioritárias seguir um sistema de prioridade. Itens recebem uma ordem de acordo com importância percebida ao grupo. Os temas são então discutidos nesta ordem. agendas cronometrados referem-se ao uso de uma linha de tempo definido para a reunião - geralmente um marcador de tempo é atribuído para ajudar a permanecer na tarefa. Neste formato, a agenda seria criado em intervalos de tempo. Por exemplo, 9: 30-9: 35: socialização / warm-up, 9: fins de revisão e resultado desejado, 9: 35-9: 40 40-9: 50: revisão minutos da última reunião.

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Não hesite em perguntar para a entrada de outros participantes na construção de uma agenda. Os participantes podem fornecer informações valiosas sobre quais temas ou questões precisam ser discutidas. Ter os participantes apropriados é a chave para uma reunião bem planejada e bem sucedida. Todas as agendas deve conter o propósito da sessão-se claro desejado outcomes- classificar temas da agenda como quer compartilhar ou informações informações processing- e terminam com um tema wrap-up e uma discussão sobre os próximos passos.