Como escrever Claim e ajuste Mensagens

Escrevendo reivindicações e mensagens de ajuste requer preparação e planejamento antes de começar a escrever. Escrever a partir de um esboço simples para mantê-lo organizado. Decida o que você deseja que o leitor a fazer. Por exemplo, você quer seu dinheiro de volta ou você quer o produto substituído? Uma carta reivindicação é uma forma de resolver problemas em erros que foram feitas e podem precisar de um ajuste. Uma mensagem de ajuste é uma resposta a uma carta alegação de que foi feita contra o seu negócio.
Coisas que você precisa
- Recibos
- Contas
Mensagem Claim
Escrever sobre os fatos relevantes no primeiro parágrafo. Comece com o problema. Explicar exatamente o que aconteceu ea razão que você está escrevendo a carta reivindicação.
Soletrar porque você acredita que o seu pedido deve ser concedido no segundo parágrafo. Diga ao leitor sobre as especificidades do crédito e as responsabilidades legais e justiça. Por exemplo, o produto não funcionar como o anúncio sugeriu.
Comece o terceiro parágrafo, solicitando ação. Solicitar que você espera que o leitor a fazer. Incluir uma data em que você espera ação. Não ameace, mas explique que medidas adicionais que você pode tomar se o seu pedido não for cumprida. Fechar com um “Sinceramente” e sua assinatura acima do seu nome impresso.
Mensagem de ajuste
Comece o seu primeiro parágrafo com uma sentença aprovação. Dar ao cliente a boa notícia em primeiro lugar e em conformidade com a alegação do cliente.
Iniciar o segundo parágrafo explicando o erro. Explicar a causa do problema. Não atribuir a culpa. Concentre-se em seus esforços em curso para evitar erros e dificuldades.
Expresse sua apreciação para o negócio do cliente no terceiro parágrafo. Desculpas se você sentir que você deve fazê-lo. Se não for possível cumprir com todos os elementos do ajustamento solicitado, explicar por que e adicionar todos os detalhes necessários sobre como você vai estar respondendo ao pedido.
Feche a carta com “Atenciosamente”, e imprimir e assinar o seu nome.
Verifique a sua carta para assegurar o tom é amigável. Tente não soar condescendente ou dizer.
dicas avisos
- Mantenha uma cópia de sua carta para seus registros.
- Fornecer como documentos anexos, tais como contas, materiais publicitários, ou recibos que podem fazer o backup que você está escrevendo.
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