Como Responder a uma RFP

Leia a RFP e certifique-se de compreender claramente o que a empresa quer. Chamar o contato da empresa no telefone se você não tiver certeza de quaisquer pontos e exigem esclarecimento. Entrevistar que brevemente indivíduo é muito mais profissional do que a apresentação de uma resposta que interpreta a solicitação. Ele também tem a vantagem de fornecer uma introdução pessoal para você, o que vai ajudar quando se trata tempo para a empresa a rever a sua proposta.

Elaborar um esboço para a sua resposta. A RFP você recebeu provavelmente seguiu um formato específico para relatar o que a empresa quer. Use isso como um guia para criar um esboço. Comece fazendo uma lista com marcadores de todos os cabeçalhos de seção. Para cada um desses, fazer uma lista de perguntas para responder e questões a abordar. Ter um esboço desta natureza para guiá-lo através do processo de elaboração da sua proposta, será mais fácil para você responder ao RFP, de forma clara e concisa.

Montar uma equipe para elaborar a proposta. Alguns indivíduos em sua organização pode ter experiência no campo dos endereços proposta, enquanto outros podem ter um talento específico para a elaboração de documentos escritos. Montar uma pequena equipe para conhecer e trabalhar os detalhes da proposta que foi solicitado.

Escrever a proposta. O conteúdo irá variar de uma RFP para o próximo, mas existem algumas orientações para manter em mente. Identificar e responder todas as perguntas a RFP colocados, e resolver quaisquer preocupações que a empresa tem. Não tenha medo de tomar uma abordagem de valor agregado através da identificação de itens-chave que você pode oferecer, mas os outros não podem. Você também deve exibir uma compreensão clara dos requisitos da RFP através da identificação de produtos específicos que você irá fornecer como parte do projeto, juntamente com uma linha do tempo previsto para cada um e um colapso de preços para todos os aspectos do projeto proposto.

Elaborar os itens extras que serão submetidos com a sua proposta. Comece por escrever um breve resumo executivo que dá uma breve visão geral de tudo o que a proposta diz. Você também deve escrever um documento de uma página que explica o foco e especialização da sua empresa. Substituir isso com uma biografia pessoal, se você é um indivíduo, em vez de uma empresa. Concluir por escrito uma breve carta de apresentação para explicar como você recebeu a RFP e estão interessados ​​no projeto, e afirmar que a proposta em anexo está sendo submetido à consideração. Incluir informações de contato completo, tanto na carta de apresentação e proposta.

Enviar os materiais para a empresa que emitiu o RFP. A RFP provavelmente identificada uma data em que os materiais devem ser devolvidos. Certifique-se de enviar todos os materiais antes desta data. Também é uma boa idéia para acompanhar com a empresa de uma semana após essa data para perguntar se você pode fornecer qualquer informação adicional sobre o assunto.