Contas a Pagar Procedimentos de Controle de Documentos

procedimentos de controlo documento são críticos para processamento de contas a pagar facturas. Eles vão ajudar a garantir que você registrar corretamente todas as contas de faturas a pagar para o razão e processos gerais pagamentos contábeis para as facturas em tempo hábil. Um procedimento escrito para processamento de contas a pagar ajuda a aliviar erros de processamento e para evitar encargos moratórios em caso de não remeter pagamentos em tempo.

Vídeo: DICA DO DIA - Emissão de recibo pelo Caixa Principal #108

A pessoa responsável por abrir o correio diário deveria sair com carimbo de cada contas factura a pagar recebidos com data do dia atual. Data-stamping permite-lhe controlar a quantidade de tempo que leva para pagar uma fatura em sua empresa. A data-stamping as facturas pessoa deve anotar todas as diferenças de tempo entre a data de emissão da fatura ea data de recebimento. Facturas enviados semanas após geração pode precisar de ser empurrado através do processo de contas a pagar rapidamente para evitar encargos atrasados.

O funcionário responsável por criar ou gerir a despesa escreve o código para a conta de contabilidade geral apropriada na factura e compara a fatura para o orçamento restante para essa conta despesa. Se a conta de contabilidade geral será sobre o valor orçado uma vez que você processar a fatura, o empregado deve incluir uma explicação para o excedente à factura.

Os gerentes são responsáveis ​​por analisar e aprovar todas as contas a pagar faturas que caem dentro de sua área de controle. O gerente revisa a codificação na fatura de precisão e qualquer explicação sobre excesso orçamento para meticulosidade. O gerente então rubrica e data a factura para que o contador conhece o gerente aprovou a fatura para pagamento.

Vídeo: Planilha Contas a Pagar e Receber V 1.0

O contador Comentários a factura para garantir as devidas aprovações e explicações para overages estão incluídas na factura. O contador também double-verifica a codificação na factura e perguntas qualquer codificação que parece estar em erro. Uma vez que o contador está satisfeito com a aprovação e codificação da factura, ele prepara um cheque de pagamento.

Verificações do negócio deve incluir dois topos da verificação: um esboço de seleção para o emissor e um esboço de seleção para o destinatário. O esboço de seleção deve incluir a data da factura, o número da nota fiscal eo número da conta do negócio, se o fornecedor atribuído um. O topo da verificação emissor pode incluir a codificação de contabilidade geral, se desejado. Faça uma cópia da nota fiscal para seus próprios registros e grampear o cheque stub emissor para o topo da factura. Arquivar a cópia da fatura para suportar a despesa no caso de uma auditoria ou para a contabilização de pesquisa.