Sinais de controles internos fracos

Controles internos são procedimentos empresas desenvolvem para proteger seus ativos e produzir demonstrações financeiras precisas e confiáveis. Quando uma empresa não tem procedimentos de controlo interno forte, a fraude pode ocorrer muito mais fácil. As organizações devem proteger-se de possíveis ameaças, monitorando seus sistemas de controlo interno frequentemente e ajustando-os a ser mais forte.

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Se uma organização descobre que há imprecisões nas suas demonstrações financeiras, pode haver um problema com o sistema de controlo interno da organização. Um básico fundamental de controles internos é o princípio da separação de funções. Isto significa que diferentes funcionários lidar com diferentes áreas das obrigações contabilísticas. Se a mesma pessoa lida com todas as funções, é um sinal de um sistema de controlo interno fracos. Se imprecisões ocorrer no relatório financeiro, uma empresa deve olhar para os procedimentos de contabilidade que utiliza.

Se uma empresa não consegue encontrar certos documentos, como facturas ou pedidos de compra, isso pode ser outro sinal de controles fracos. Uma organização desenvolve procedimentos para a gravação, de postagem e arquivamento documentações. Se um documento for perdido, há uma boa chance de que há problemas em processos da empresa. Se um funcionário tem muito controle, ele pode manipular a documentação para enganar a empresa.

Cada processo e atividade uma organização usa deveria ter escrito os procedimentos a seguir. Sem procedimentos escritos, os funcionários não podem conhecer os procedimentos adequados e pode completar as atividades de forma errada. Um sistema de controlo interno forte escreveu procedimentos e políticas para todas as atividades empresariais.

Outro sinal de um sistema de controlo interno fraco é um maior do que o habitual número de reclamações de clientes. As organizações devem desenvolver um sistema para garantir que os clientes estão satisfeitos com os produtos e serviços. Se houver um grande número de queixas, gestão deve olhar para o problema e entender que pode haver uma fraqueza em seus controles internos.

Organizações contratar auditores para determinar a precisão com os registros financeiros estão sendo mantidos. Uma auditoria vai descobrir áreas problemáticas, ameaças, riscos e outros problemas potenciais. Se uma empresa não contratar um auditor em uma base regular, essas ameaças serão mais difíceis de detectar. É uma prática regular de negócios para as empresas a ter auditorias concluídas em uma base regular.