Como se preparar Agendas

A agenda bem planejada pode manter um encontro na pista. O tempo é valioso, e horários ocupados pode permitir apenas uma certa quantidade de tempo para entrar e sair das reuniões. Agendas servir como um monitor para o tempo alocado para a reunião, e as reuniões são mais produtivos e organizados com um guia detalhado.

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Use Microsoft Word ou outro programa de processamento de texto. Crie a sua agenda usando um desses programas para uma aparência profissional. Em Microsoft Word, você pode usar um modelo ou criar seu próprio.

Atribuir um facilitador, uma pessoa que vai falar sobre os temas selecionados para a reunião. Coloque o nome da pessoa na agenda após o título de “facilitador ". A pessoa que cria a agenda é o administrador, eo papel do administrador é manter a reunião em curso com a agenda. Esta informação não deve ser mencionado na agenda.

Criar uma seção para os participantes. Incluir os nomes de todos aqueles que irão assistir à reunião e incluem-se. Você deve incluir o primeiro e último nome de seus convidados. Não assuma todos sabem um do outro.

Defina a quantidade de tempo necessário em sua agenda. reuniões produtivas são pelo menos uma hora de duração, e criar a sua agenda em torno desse período de tempo. Colocar um prazo para cada tópico. Por exemplo, observações de abertura pode ser 5 minutos- tópico No. 1 pode ser de 15 minutos, etc. Faça isso até que você tenha usado a hora cheia. O seu encontro não pode durar muito tempo, mas você vai ter o tempo planejado para o caso.

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Incluir uma seção de notas para qualquer coisa que o administrador pode precisar acompanhar. Para reuniões de acompanhamento, documentar as informações para criar sua agenda próxima.

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Email suas agendas para todos os participantes dias antes da reunião. Isto dá aos participantes tempo para preparar e lhe dá tempo para reprogramar se as pessoas-chave são incapazes de atender.