Idéias do arquivamento para departamentos jurídicos

empregados de escritório legais enfrentar vários desafios organizacionais arquivos, como documentos legais geralmente devem ser mantidos por um período de tempo especificado sob as leis locais e estaduais. Deixar de manter os registros pode resultar em multas e penalidades e desacelerar o fluxo de trabalho, de modo que um escritório jurídico deve ser organizado para manter a papelada de se tornar uma bagunça.

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arquivos atuais, como a papelada para um processo em curso, deve ser mais fácil o acesso de arquivos antigos ou não utilizados. Configurar um armário ou prateleira mais perto da principal área de trabalho no escritório para arquivos em curso e mover documentos mais para um espaço de escritório não utilizados, tais como uma área de depósito ou um quarto vazio. Box e rotular arquivos mais antigos em vez de usar um armário ou prateleira para economizar espaço. Caixas de arquivo estão disponíveis para compra, mas caixas de papel em branco a granel vazios também funcionam. Quebrar arquivos grandes em pastas de arquivos menores, mas elástico ou amarrar os arquivos menores juntos. Comente arquivos antigos para ver o que os papéis não precisam ser mantidos. Shred e destruir arquivos que não precisam ser mantidos, mas criar uma lista para referência. Double-verificar as leis e documentos locais data para evitar a destruição de tudo o que ainda deve ser mantido.

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Estabelecer um sistema de arquivamento que trabalha com o tipo de arquivos que estão sendo organizados. apresentação alfabética ou numérica é tradicional, mas deve ser ajustado para se adequar com o trabalho que está sendo feito. Por exemplo, o escritório de um advogado tributarista deve arquivar tanto pelo nome e ano fiscal para um acesso mais rápido, enquanto o escritório de um advogado de divórcio se beneficiariam de arquivos de referência cruzada pelos nomes de ambos os cônjuges.

arquivos de código de cor e papéis, por tipo. Use guias de papel coloridos e pastas. Um escritório de advocacia que lida com casos diferentes tipos, tais como danos pessoais e negligência médica, pode codificar pelo tipo de caso, como o uso de uma cor para os casos de auto e outra para médicos. O código de cores por tipo de caso faz com que encontrar um arquivo extraviado mais fácil se diferentes tipos de casos são armazenados em diferentes prateleiras ou em gabinetes separados.

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arquivamento eletrônico, quando os arquivos são digitalizados e armazenados digitalmente, economiza espaço de escritório e é mais fácil de gerir do que depósito de papel. documentos legais devem ser mantidos para o número de anos estabelecidos nas leis locais, de modo que o espaço para e organização de arquivos de papel torna-se um problema ao longo do tempo, especialmente se o negócio se expande. Uma opção de arquivamento eletrônico permite a criação de um sistema de busca que os funcionários possam encontrar documentos com o clique de um botão. arquivos originais podem ser armazenados fora do local e fora do caminho para cumprir com os regulamentos locais.