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Como se preparar para mudar de manual para contabilidade informatizada

(Imagem: Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

A mudança do manual para contabilidade informatizada é um processo passo-a-passo, que pode ser realizado facilmente e eficientemente. Se é o fim do ano fiscal, você pode começar com o início do novo ano fiscal. Não há necessidade de entrada de dados de períodos anteriores, exceto para as demonstrações financeiras de final de ano. Se não é o fim do ano, você precisa decidir se quer esperar até o final do ano ou a entrada em todos os dados detalhados até aquele ponto no ano do sistema.



Pesquisa e decidir sobre o equipamento informático que você vai precisar para o seu sistema de contabilidade informatizada. A maioria dos PCs de hoje têm a capacidade de um pacote de contabilidade off-the-shelf para um pequeno negócio. Certifique-se de que seu computador tem um disco rígido com vários gigabytes de espaço de armazenamento. Conforme o tempo passa seus registros computadorizados vai crescer e você deseja que o computador para durar alguns anos. Você também vai querer programas de processamento de texto e planilhas, bem como capacidade de Internet e e-mail.



Configurar o seu equipamento informático e estabelecer sua conexão com a Internet. Este passo é importante porque todos os pacotes de software de contabilidade terá ajuda on-line disponível, se você tiver um problema. Também como parte da sua configuração do computador estabelecer um meio de backup de seus arquivos. Você deve fazer backup de seus dados todos os dias ou até mais frequentemente quando você trabalha em algo crítico. Os arquivos podem ser facilmente copiados em discos portáteis. É importante perceber que um sistema de contabilidade é um banco de dados a partir do qual informações são recuperadas quando necessário.

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Pesquisa e decidir qual pacote de software de contabilidade é melhor para o seu negócio. A maioria das pequenas empresas fazem muito bem com um pacote de software out-of-the-box, como QuickBooks ou Peachtree.

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Configure o pacote de software, seguindo os menus internos. Estabelecer um plano de contas para sua contabilidade geral. Configurar suas contas bancárias e adicionar todas as informações necessárias sobre os seus fornecedores e seus clientes.

Digite os dados da transação detalhada necessária para trazer os livros computadorizados até à data. Você precisará digitar o fim de ano demonstrações financeiras do ano anterior como seus saldos iniciais para o ano corrente. Em seguida, introduza os dados da transação detalhados para cada mês do ano em curso até que você esteja atualizado. Se é o fim do ano, basta configurar os saldos iniciais para o novo ano e trabalhar para a frente, a entrada de dados contábeis como ocorrem transações e eventos. Você agora está operando em um sistema informatizado de contabilidade.

Decida se você quer as demonstrações financeiras do exercício anterior inseridos no sistema. A fim de fornecer história nos registos informáticos, você pode adicionar as demonstrações financeiras de exercícios anteriores. Você pode fazer isso mensal, trimestral ou anualmente voltar vários anos. Não há necessidade de adicionar os dados da transação detalhados para a história, mas deve haver uma trilha indo de volta para os registros manuais.

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