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Procedimentos Básicos de arquivamento escritório

Um sistema de arquivamento eficiente faz com que seja mais fácil para recuperar papelada necessária.
Um sistema de arquivamento eficiente faz com que seja mais fácil para recuperar papelada necessária. (Imagem: bradcalkins / iStock / Getty Images)

Arquivamento é um sistema antigo que torna mais fácil para encontrar documentos. Estes documentos podem incluir cartas, memorandos, registros financeiros, relatórios e outras formas de correspondência. Para conseguir um sistema de arquivamento coerente e eficiente, você deve empregar os procedimentos adequados. Mesmo na era eletrônica de hoje, empresas e escritórios domésticos ainda precisa manter arquivos em papel.

categorias

Grupo seus arquivos em categorias. A categoria principal será a título primário, representando todos os outros arquivos que serão colocados sob ele (subcategorias). Dependendo do escopo da categoria, pode abranger toda a gaveta de armário de arquivamento. Por exemplo:

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Categoria: folha de pagamento Registros 2014 subcategorias: Payroll Register Janeiro de 2014 Payroll Register fevereiro 2014 Payroll Register março 2014

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Continue suas subcategorias até o fim do ano. Se sua categoria irá preencher uma gaveta inteira, fazer um rótulo e colocá-lo no exterior do rótulo drawer- suas pastas subcategoria e colocá-los dentro da gaveta. Use pastas suspensas para as suas categorias quando você tem várias categorias para uma gaveta e colocar as pastas de arquivo subcategoria rotulados dentro deles.

Regras de arquivamento



As duas regras básicas de arquivamento são alfabética e data do depósito. Ao realizar apresentação alfabética, arquivo de acordo com a letra do alfabeto. Para data do depósito, arquivar seus arquivos mais recentes no topo. Existem várias regras que se aplicam a ordem alfabética de arquivamento.

Ao arquivar pelo nome, arquivo pela primeira letra (, Langston Construção, Parkinson Carwash, rios ou seja, Associates, Thomson Empresa).

Vídeo: Arquivamento de documentos e processos



Quando o primeiro nome é idêntico, arquivo pela segunda letra (ou seja, Ace, Adele, Angie, agosto).

Arquivo pelo último nome (ou seja, Connor, Lucas-Denver, Marion- Fullerton, JD- Schuster, AP).



Arquivo por inicial quando sobrenomes são idênticos (ou seja, Garrison, CC- Garrison, EF- Garrison, GH- Garrison, YB).

Utilizar a primeira letra prefixo quando o sobrenome contém um prefixo (isto é, de la Hoya, gu- de Mark, van der DS- Roy, HF- van Sob, PE).

Arquivo pelo primeiro sobrenome quando há dois (ou seja, Anderson Leiberman- Cypress Florsheim).

Arquivo Mac, Mc, arquivos M` como Mac- arquivar St e São como São (ou seja, MacIntyre, McKnight, M`Clever- ou São Paulo, Santa Maria).

Manutenção de arquivo

Uma vez que seu sistema de arquivamento é perfeitamente no lugar, você deve mantê-lo. Têm uma bandeja designada para todos os documentos para ser filed- não mantê-los em torno de mentir. Não coloque as pastas ou gavetas com Arquivos- isso torna mais difícil para extraí-los. Tente fazer algum arquivamento pelo menos uma vez por dia. Se você executar uma pequena empresa, fazê-lo uma vez por semana. Se você tiver arquivos que estão desgastados do uso, fazer novos arquivos para eles. Coloque papel indesejado na lixeira ou triturador. Se seus arquivos são confidenciais, sempre lembre-se de bloquear as gavetas.

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