Como solicitar um formulário W-9

As informações pessoais observou em um formulário preenchido W-9 é necessário para o processamento da folha de pagamento e relatórios de pagamento para o Internal Revenue Service. Como uma prática recomendada, solicitar um pedido W-9 no primeiro dia do seu empregado do trabalho e enviá-W-9 concluída a quaisquer novos contratados. Se o contratante não cumprir, enviar uma carta formal com um pedido agradável, mas firme para um formulário preenchido.

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Um formulário W-9 é um documento IRS que detalha nome, endereço, classificação fiscal federal do contribuinte, e número ou empregador Segurança Social número de identificação. O IRS não obriga que as empresas manter W-9s no arquivo. No entanto, as empresas são obrigadas a recolher e comunicar as informações pessoais listados no formulário para todos os funcionários e para os empreiteiros que pagam mais de US $ 600 por ano. A coleta de uma W-9 é uma maneira conveniente de fazer isso. Devido a isso, a empresa deve ter um formulário W-9 no arquivo para cada empregado e contratante.

Para garantir que você coletar uma W-9 a partir de todos os funcionários, incluir um formulário W-9 na obrigatória primeira papelada dia para novas contratações. Requerem novos funcionários para completar toda a papelada no local e devolvê-lo a um representante de recursos humanos até o final do primeiro dia.

Quando você adquire um novo empreiteiro ou fornecedor, coloque um formulário W-9 com o contrato inicial. Em uma solicitação letra W-9, pergunte ao seu fornecedor para preencher e devolver o formulário o mais rápido possível. Considere a implementação de uma política apenas para pagar fornecedores com um válido W-9 em arquivo e observe esta política na carta de solicitação.

Se você tiver problemas para obter um concluída W-9 de quaisquer empregados ou contratados, com muito tato, mas com firmeza comunicar o que é necessário o W-9 antes do pagamento pode ser feito. Explique aos funcionários que as informações no formulário é necessário para processar a folha de pagamento e emiti-las contracheques. Se um fornecedor não devolver o W-9 dentro de uma semana ou duas, enviar uma segunda carta de solicitação para acompanhamento. Se você tem uma política documentada no lugar, lembrar o fornecedor que você não pode pagá-los sem o formulário no arquivo. O IRS requer que você faça um pedido formal de um W-9, de modo a manter uma cópia desta carta em arquivo.

Se você não tem um W-9 para um fornecedor no final do ano, você ainda precisa denunciar os pagamentos para o IRS. Preencher e enviar um formulário 1099-MISC para o contratante e deixar o número em branco segurança social. O IRS vai responder com um aviso de que o número está faltando, o que você deve enviar ao empreiteiro juntamente com um aviso de retenção na fonte e outra cópia de um W-9. Você é obrigado a reter impostos sobre os pagamentos futuros a este empreiteiro - atualmente, a taxa de retenção é de 28 por cento - eo contratante terã uma taxa de US $ 50 a partir do IRS.