Como escrever cartas de cobrança de pacientes

Alguns clientes nunca paga- vender a sua conta para uma agência de coleções. (Imagem: Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

Parte da gestão de qualquer negócio é a coleta de contas vencidas. A maioria dos clientes não definir-out com a intenção de não pagar sua bills- eles simplesmente ficar para trás. Empresas enviar cartas aos clientes em atraso para lembrá-los que suas contas estão vencidas e incentivá-los a chamar ou correio no pagamento. Muitas vezes, você terá que escrever várias cartas para cobrar essas contas, antes que o cliente paga. A chave para a coleções carta de sucesso é uma empresa, mas o tom sincero.

Comece a carta, digitando a data, em seguida, pulando um espaço de linha. Digite o nome e endereço do cliente em linhas separadas. Ir outra linha, e digite "Queridos Sr./Sra. (Nome do cliente)".

Relembre o cliente que sua conta está vencida. Incluir uma descrição do nome da conta e quanto é devido. Além disso, dizer-lhe quando o último pagamento foi recebestes- isso vai ilustrar a ele quanto tempo ele tem sido desde que ele fez um pagamento.

Oferecer um incentivo se ele paga dentro de um prazo especificado, como um desconto ou uma renúncia sobre as taxas atrasadas.

Ofereça-se para ajudar o cliente a negociar um plano de pagamento, se for o caso. Normalmente, o novo plano oferece pagamentos mais baixos que são mais acessíveis para o cliente. Use um tom sincero, compreensão para incentivar o cliente para aproveitar esta oferta.

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Explique ao cliente o que vai acontecer à sua conta se ele não pagar. Mencione as conseqüências se ele é mais do que 30 dias atrás ou se ele é habitualmente atrasado com seus pagamentos, mas não se ele é seu primeiro aviso tardio. Seja específico, de modo que ele vai entender as conseqüências, se ele não pagar a conta agora.

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Fornecer suas informações de contato e um envelope de pagamento para a conveniência do cliente.

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Feche a carta com "Sinceramente," pular três linhas, e digite seu nome. Imprimir a letra e assinar acima do seu nome digitado.

dicas avisos

Se o cliente não responder a esta oferta, escreva novamente e usar um tom mais firme.

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