O que é o processo de compra?

A aquisição de uma empresa pode ser muito simples ou muito complexo, dependendo da empresa e quaisquer regulamentos que possam ter que ser respeitados. No entanto, existem processos de compras que são consistentes entre as empresas, independentemente do tamanho ou regulamentos da empresa a ser seguido.

O primeiro processo é o pedido de compra. Se precisar de suprimentos, serviços, inventário ou novos protótipos, existem inúmeros pedaços de informações que devem ser fornecidas para ordenar os itens. O pedido de compra é completado pela pessoa que necessita o item e transformou-se no escritório de compras.

O escritório de compras leva toda a informação do pedido e desenvolve um pedido (RFP ou RFQ) para compra ou pedido de cotação. Uma vez que estes documentos são criados, eles são enviados para pelo menos três fornecedores diferentes, às vezes mais, de modo que os fornecedores podem montar um preço, disponibilidade e tempo de espera estimado. Esta informação é então enviada de volta para o escritório de compras.

Uma vez que os fornecedores de retornar as informações solicitadas ao escritório de compras, o agente de compra torna a decisão sobre qual fornecedor para realmente comprar o item. Uma vez que o fornecedor foi escolhido, uma ordem de compra, ou PO, é criada e enviada para o fornecedor. Este documento é a aprovação do fornecedor para criar e enviar o item, bem como a facturar a empresa uma vez que o produto foi enviado.