Fundamentos de manutenção de registros

Como proprietário de uma pequena empresa, é fácil olhar para a manutenção de registros como simplesmente outra tarefa inconveniente mantê-lo de seu verdadeiro trabalho de fornecer produtos e serviços de qualidade para seus clientes. Mas a manutenção de registros podem realmente ajudá-lo a compreender o seu negócio mais plenamente e tomar decisões críticas que afetam a sua linha de fundo.

Muitas das entradas que você fará em seu sistema de manutenção de registros têm suas origens nos recibos e papelada que você lida diariamente durante o curso de operar seu negócio. Estes incluem os recibos que você recebe para todas as compras de negócios e despesas, tais como suprimentos e contas de serviços públicos. Eles também incluem registros de vendas de negócios, tais como faturas de clientes e diárias de caixa registadora totais de vendas. Outro importante de manutenção de registros papelada inclui registros de folha de pagamento e folhas de tempo empregado. Salve todos esses registros, mesmo se você não se referem a eles imediatamente.

Bem sucedida de manutenção de registros depende do desenvolvimento e manutenção de sistemas. A folha de cálculo para um livro para registrar e categorizar seus gastos é um sistema de manutenção de registros, como é uma caixa de sapatos para armazenar recibos de compra ou um registro de dinheiro em caixa para registrar compras pequenas e intermitentes. Negócios sistemas de manutenção de registros pode ser bastante simples ou extremamente complexa. Desenvolver sistemas de manutenção de registros que correspondem a escala de actividades da sua empresa, bem como a sua própria capacidade de mantê-los. Por exemplo, um negócio com apenas um funcionário pode se sair melhor com um jornal folha de pagamento manuscrita de uma base de dados elaborada.

Manter seus sistemas de manutenção de registros de negócios em intervalos regulares, o que corresponde ao número de transações e registros que a sua empresa lida. Um negócio de carpintaria em casa provavelmente precisará atualizar seus registros de contabilidade com menos frequência do que uma compra de distribuição e venda através de centenas de contas. No mínimo, atualizar seus registros de contabilidade à frente de quando você precisa pagar os impostos das empresas, porque as informações que você fornecer em seus formulários de imposto será baseado em seus dados de registro.

Use seus sistemas de manutenção de registros como oportunidades para fazer perguntas sobre a natureza ea saúde das finanças da sua empresa. Por exemplo, se você se encontra cronicamente falta de dinheiro, abordar o seu processo de manutenção de registros como uma ferramenta para descobrir por que você encontrar persistentemente este problema e identificar dificuldades, como se você está gastando muito em um aspecto específico das operações de sua empresa. Observar as tendências ao longo do tempo e usar a informação que você recolhe a fim de fazer melhorias práticas em curso.