As vantagens de um sistema de arquivamento numérico

Todas as organizações requerem uma boa gestão de registos, a partir do momento registros são gerados até que sejam removidos do sistema. sistemas de arquivamento inexistentes ou mal planejadas levar à dificuldade na apresentação e recuperação de registros ou falta de eficiência na gestão do fluxo de informações. Eles também podem configurar questões legais devido a registros perdidos ou manutenção de registros desleixado. sistemas de arquivamento bem desenhados empregar alfabética, alfanumérico ou etiquetas numéricas codificadas, gerando gerenciamento de registros eficiente e produzindo organizações mais profissionalmente.

sistemas de arquivamento numéricos atribuir números para cada arquivo ou registro contendo informações. Numeração poderia ser desenhado a partir da própria (isto é, números de ordem de compra) ficha, numerando os ficheiros a fim de geração ficha (de 1 a 1000), utilizando a numeração de corte onde os ficheiros numeradas sob secções - ou categorias - como 100, 200, 300, etc. ., pertencem a sub-rubricas sujeitas específicos ou usando decimais (semelhante ao sistema decimal de Dewey). sistemas de arquivamento numéricos freqüentemente incluem um índice de arquivo para ajudar na recuperação de registros.

codificação numérica permite mudar de seções inteiras de registros, mantendo a sequência apropriada. Os registros são arquivados consecutivamente, da direita para a esquerda e de cima para baixo. ficheiros directamente numéricos são organizados em ordem consecutiva, ascendendo - menor para o maior número. arquivos Duplex numéricos têm dois ou mais conjuntos de números, separados por traços, vírgulas ou espaços, e movidas pelo set de abertura seguido por números subseqüentes. Cronológica numéricos arquivos de índice de sistemas por ano, mês e dia. sistemas de Terminal dígitos numéricos permitem agrupar arquivos nas prateleiras, organização de arquivos pelo último número (de duas a quatro dígitos) como o elemento de depósito primário e registros de arquivamento consecutivamente por último número, número do meio, então primeiro número. Os requisitos de espaço de prateleira são facilmente determinada pelo agrupamento de registros por seções numéricos - 10s, 100s, 1000s de registros por prateleira ou estante. Além disso, a organização registro é ainda mais agravado pela indexação de arquivos.

sistemas de arquivamento de alto volume - arquivos recuperados e re-entrou com freqüência - combinado com etiquetas com códigos de cores fazer a recuperação do arquivo e re-prateleiras mais rápido e eliminar a confusão em que o número cai em sequência. Em sistemas de terminal de dígitos, por exemplo, o número final é codificada com uma cor, o número do meio ganha uma cor separado e o primeiro número obtém a sua própria cor. Como o primeiro, meio e último número muda, o mesmo acontece com a cor. A cor funciona como uma pista visual para aumentar a velocidade e eficiência no depósito.

sistemas de arquivamento numéricos combinados com aumento de codificação de cores apresentação registro e velocidade de recuperação - mesmo quando recuperando um arquivo significa referindo-se em um índice para identificar o número do arquivo - porque o arquivista tem uma consciência instantânea de localização do arquivo de grupo de arquivos. Em caso de fusões organização, onde as organizações individuais têm diferentes sistemas de numeração, os códigos numéricos não precisa ser alterado. Adicionar arquivos a sala de arquivos é mais rápido porque os arquivos numerados menores (6 dígitos) são arquivados à esquerda de arquivos com números mais altos (7 dígitos).

sistemas de arquivamento numéricos identificar positivamente registros específicos, mantendo a confidencialidade, o que é especialmente importante para medicina, clientes e funcionários registros, eliminando quaisquer marcadores de identidade pessoal. sistemas de arquivamento numéricos prontamente cumprir as regras do HIPAA.