Tipos de sistemas de arquivamento

Um sistema de arquivamento bem conservados permite que a informação vital para ser acessado de forma rápida e economiza dinheiro da empresa, economizando tempo. Empresas, escolas, agências governamentais e até mesmo pessoas comuns usam sistemas de arquivamento para manter seus assuntos organizados. Escolher entre quatro tipos diferentes de sistemas de arquivamento para o seu escritório. Cada um oferece suas próprias vantagens e desvantagens.

No sistema de arquivamento alfabético, organizar registros de acordo com nome - o nome da pessoa, empresa ou assunto - de acordo com as letras do alfabeto. Utilize este sistema de arquivamento por dois métodos diferentes. O sistema de arquivamento alfabética tópica, também conhecido como um sistema de dicionário, ficheiros de registos individuais em ordem alfabética. Estes sistemas de arquivamento funcionam bem quando armazenar um pequeno número de registros, menos de 5.000 arquivos, de acordo com ANCOM, uma empresa de sistema de arquivamento.

Este sistema revela-se problemático quando você tem muito cliente ou clientes que compartilham o mesmo nome. Use um sistema geográfico - também referida como uma enciclopédia ou sistema classificadas - para organizar grandes volumes de registros. Neste sistema, o grupo assuntos juntos sob grandes categorias com base na localização, como uma cidade, município ou estado. As categorias e os arquivos dentro de cada categoria são organizados em ordem alfabética.

Ao utilizar um sistema de arquivamento numérico, atribuir números para cada arquivo e organizar os números em ordem sequencial. Arquivos em pessoas com o mesmo nome não terão títulos duplicados como com o sistema alfabético. Este sistema também oferece uma melhor confidencialidade arquivo desde há nomes são exibidos nos arquivos e trabalhar bem ao lidar com um grande volume de arquivos. Em vez de atribuir arquivos de um número, use o sistema cronológico que coloca arquivos em ordem de acordo com a data.

Ao usar arquivamento dígitos terminal, atribuir números de arquivos em ordem sequencial, mas arquivá-las de acordo com os dois últimos dígitos. ANCOM dá os exemplos de encontrar um arquivo numerado 17234. Primeiro você vá para a seção do sistema de arquivamento 34, em seguida, procure a área de 72 daquela seção e, finalmente, procurar o arquivo 1. Este sistema funciona bem quando mantendo mais de 10.000 arquivos.

Use letras e números para organizar arquivos no sistema de arquivamento alfanumérico. Por exemplo, use duas letras para indicar o estado o cliente vive, seguido de um número para indicar o seu número de conta. Isto permite a pré-classificação mais fácil quando a necessidade de retirar uma grande quantidade de ficheiros a partir do mesmo local.