Como projetar um escritório Direito Eletrônico

Escolha um formato de imagens de documentos de usar ao digitalizar documentos em papel e convertê-los em arquivos digitais. Considere o tamanho do arquivo e compatibilidade com programas-Dadas estas considerações computador de outros advogados, muitos escritórios de advocacia criar Portable Document Format (PDF). Escolha um scanner de imagens de documentos, identificar o número de scanners necessários para o tamanho de sua prática e escolher locais em seu escritório de advocacia onde você pode conectar os scanners à rede, enquanto permitindo que o pessoal para acessá-los facilmente.

Desenvolver um sistema de arquivamento eletrônico para manter o controle de documentos digitalizados e digitalmente armazenados. Decidir como vai nomear arquivos relacionados, arquivos tipo digitais em pastas e manualmente organizar essas pastas para mantê-los claramente identificáveis ​​e acessíveis. Implementar software de gestão de documentos para automatizar seu sistema se a sua prática vai lidar com muitos documentos para permitir métodos de arquivamento eletrônico manuais.

Implementar firewalls e medidas de segurança em sua rede de escritório e computadores para combater vírus de computador, spyware, trojans e worms que podem causar sérios danos aos seus computadores e apagar documentos de informação do cliente e caso eletronicamente armazenados. Avaliações disponíveis anti-vírus e software anti-spyware e selecione as opções apropriadas para o tamanho de sua rede de computadores e os requisitos do sistema.

Identificar medidas de backup do servidor de arquivos de rede para proteger o seu escritório de advocacia de perda de documentos, se um desastre natural ou falha do computador viesse a ocorrer. Considere se backup para discos rígidos externos é suficiente para proteger seus arquivos ou se você também precisa de armazenamento off-site.

Escrever um manual de procedimentos de escritório que explica o projeto de seu escritório de advocacia eletrônica e inclui as políticas de digitalização de documentos, arquivamento e retenção. Incluir uma política para todo o escritório a respeito do uso pessoal da rede de computadores de escritório, como para download de anexos de arquivo. treinamentos plano para o seu pessoal de escritório e outros advogados para que eles saibam como cumprir com o manual.