Como planejar uma chamada de conferência
Como planejar uma chamada de conferência. No mundo corporativo, as reuniões são uma parte vital de comunicação. Uma maneira de realizar reuniões em que os participantes podem estar em diferentes escritórios, ou mesmo diferentes partes do mundo, é com o agendamento de uma chamada de conferência. Apesar de chamadas de conferência pode ser uma maneira conveniente de se comunicar, existem alguns passos que você deve tomar para planejar um sucesso. Siga estas dicas para planejar uma chamada de conferência.
Decidir sobre uma data e hora para sua chamada de conferência. Certifique-se de tomar quaisquer participantes que residem em diferentes fusos horários em consideração ao planejar o tempo. Você não quer planejar uma chamada de conferência por um tempo antes ou depois de seus colegas, normalmente, seria no escritório.
Dispor de um número de chamada em conferência a partir do centro de conferências de sua empresa, ou entre em contato com um provedor online que facilita chamadas em conferência. Isso muitas vezes envolve a criação e a conta e pagar uma pequena taxa, mas é uma opção conveniente se a sua empresa não oferece serviços de conferência.
Prepare uma solicitação de reunião detalhando a data, hora e tema proposto. Este deve ser enviado via e-mail para os participantes da chamada de conferência de várias semanas de antecedência para dar-lhes tempo suficiente para acomodar a sua chamada de conferência. Certifique-se de incluir instruções de discagem específicas e quaisquer números PIN os participantes precisam acessar a chamada.
Criar uma agenda para a chamada de conferência. Sua agenda deve cobrir o que você gostaria que a chamada de conferência para alcançar, o que as entregas serão necessários após a chamada e que os participantes serão responsáveis para as próximas etapas.
Enviar a agenda e qualquer informação suplementar os participantes terão de rever vários dias antes da chamada. Você pode incluir planilhas ou relatórios que fornecem fundo para o tópico que você pretende abordar.
Seguir-se pessoalmente com todos os participantes que não tenham recebido a confirmação do dia antes da teleconferência. Um telefonema é melhor, neste caso, uma vez que o participante não pode ter recebido seu e-mail com o pedido de reunião.
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