Procedimentos de compra padrão

Compras é um departamento dentro da divisão financeira de uma empresa que garante suprimentos e materiais necessários por outros departamentos são adquiridos de forma eficiente. Tudo encomendados para cada departamento deve passar pelo departamento de compras. Mesmo que as empresas têm diferentes orientações de compra, todas as empresas têm procedimentos de compra padrão.

Cada serviço, material ou fornecimento solicitado por cada departamento deve ser apresentada como uma ordem de compra. Esta ordem de compra é um número de contabilidade para garantir a quantidade correta é pago ao vendedor ou fornecedor. O número também rastreia a fim de se certificar de que é recebida em tempo hábil, bem como na qualidade desejada ea quantidade necessária. A ordem de compra também é usado pelo vendedor ou fornecedor quando o faturamento da empresa após a entrega da encomenda.

O departamento de compras é responsável por encontrar o produto, serviço ou fornecimento solicitado. Um agente de compras encontra fornecedores diferentes, solicita citações e decide qual fornecedor atende às necessidades dos pedidos de departamento. O procedimento de compra descreve o processo pelo qual o departamento de compras faz pedidos de cotação de fornecedores e vendedores. Cada gerente de departamento deve informar o departamento de compras sobre o item exato necessário, as especificidades dos itens desejados e a quantidade necessária para operar o respectivo departamento.

Uma vez que os departamentos têm dado o departamento de compras a informação sobre o serviço, suprimentos ou material necessário, o agente de compras monitora a ordem em todo o processo. O agente de compras atribuído ao pedido deve acompanhar com o vendedor no caso de haver uma mudança ou atualização e monitorar a ordem até que tenha sido recebido. Depois que o item foi recebido, o departamento de compras assegura a ordem é correta e dentro das especificações contratadas.