Políticas e Procedimentos de documentos

Políticas e procedimentos são requisitos para a maioria das organizações. Muitos têm de escrever estes tipos de documentos, porque eles têm que cumprir com os regulamentos, tais como a Organização Internacional de Normalização (ISO). ISO é uma família de padrões que se concentra em melhorar a garantia de qualidade. Um dos exemplos mais comuns de políticas e procedimentos que as organizações escrever é o Procedimento Operacional Padrão (POP).

Políticas indicar as regras a empresa vai implementar em toda a organização ou departamento. Por exemplo, a empresa tem uma política sobre senhas. Ele pode indicar que os funcionários devem alterar as senhas a cada 60 dias. A política pode também afirmam que o sistema irá notificar os funcionários 14 dias de antecedência de suas senhas expiram. As políticas devem ser clara, concisa e consistente. Políticas também terá siglas em si. O escritor deve explicá-las a primeira vez que eles são usados ​​e, em seguida, usar as siglas em todo o resto das políticas.

Procedimentos implementar políticas. Procedimentos fornecer informações detalhadas, tais como instruções passo a passo sobre como executar tarefas. Um exemplo de um procedimento seria como criar novas contas de rede. O primeiro passo pode incluir o gerente de ter que preencher um formulário para a sua nova contratação. O formulário pode exigir o gerente para fornecer informações, como o nome do novo aluguer completo, cargo e departamento onde o novo contratado estará trabalhando. O gerente, em seguida, envia o formulário para o departamento de TI. O administrador de rede terá, então, os procedimentos que devem seguir. Estes podem incluir a criação de uma conta de e-mail e rede e criar um crachá de segurança. Os procedimentos devem ser fáceis de seguir. É importante ter em mente que os procedimentos mudar ao longo de um período de tempo. Por isso, a empresa deve rever-los pelo menos uma vez por ano. Deve designar uma pessoa para atualizar procedimentos. Assim como as políticas, procedimentos devem ser consistentes, concisa e precisa.

SOP significa Procedimento Operacional Padrão. Este tipo de documento descreve o que a organização e os seus serviços fazem. Além disso, ele explica as funções e responsabilidades dos funcionários. Em seguida, a SOP geralmente incluem políticas e procedimentos para cada departamento. Por exemplo, a política cobrirá as regras para a compra de hardware. Em seguida, o procedimento irá fornecer instruções passo-a-passo sobre como comprar hardware. Embora a SOP consiste basicamente de texto, um bom deve incluir organogramas, diagramas, fluxogramas e fluxo de trabalho.