Payroll Checklist Processing

processamento de folha de pagamento é uma tarefa multidimensional que um empregador deve executar. O empregador deve cumprir com os Estados Unidos Departamento de padrões de salário e horas de Trabalho e regulamentos fiscais da folha de pagamento do Internal Revenue Service. Além disso, ele deve atender suas necessidades de folha de pagamento do Estado. Ter uma lista de verificação de processamento de folha de pagamento ajuda a garantir a conformidade.

A lista deve incluir as tarefas de processamento de salários para cada período de pagamento. Isto inclui todas as medidas necessárias para salários processo do início ao fim. Se houver vários períodos de pagamento, tais como bissemanalmente e quinzenais, preparar listas de controlo separados para cada ciclo de pagamento para evitar confusão. Por exemplo, se todos os trabalhadores horistas são pagos quinzenalmente e todos os empregados assalariados são pagos quinzenalmente, listas de verificação separadas seria necessário uma vez que ambos pagam grupos são processadas de forma diferente.

A lista de verificação de processamento de salários pode incluir etapas para confirmar submissões cartão de tempo, computação cartão de tempo e entrar nas horas de folha de pagamento para o sistema. Ele deve incluir um passo para garantir que os trabalhadores assalariados recebem seu pagamento regular para o período de pagamento. Além disso, ele deve incluir fazer alterações nos dados da folha de pagamento do empregado, como endereço e deduções mudanças, pagam ajustes, como aumentos salariais e cheques a anulação, e nova contratação e processamento de terminação. Ele também pode incluir o processamento de pagamento suplementar, tais como horas extras, indenização, bônus e comissões.

deduções de folha de pagamento incluem deduções legais / involuntários. Este último significa que a dedução é juridicamente vinculativo. deduções legais incluem o imposto de renda federal, imposto de segurança social e imposto de Medicare, e na maioria dos casos, o imposto de renda do estado. O empregador é responsável por reter esses impostos da folha de pagamento dos funcionários. Além disso, é responsável por sua porção de impostos sobre os salários. A lista deve incluir as deduções legais necessárias. deduções legais também incluem garnishments salariais e ordens de retenção na fonte de apoio à criança. Incluí-los na lista de verificação, se for o caso.

deduções voluntárias são aquelas que a empresa oferece, como benefícios de aposentadoria e de saúde, seguro de vida e incapacidade, contribuições de caridade, taxas de estacionamento, contribuição sindical e reembolso do empréstimo. A lista de verificação não tem de listar cada tipo de dedução voluntária, mas deve incluir a verificação para deduções voluntárias. Uma vez que o representante da folha de pagamento torna-se familiarizado com a folha de pagamento, é fácil saber quais deduções afetam os funcionários.

A lista de verificação deve ter passos para imprimir cheques de pagamento e recibos de salários e gerar o arquivo de depósito direto. Incluir um passo para a impressão de um relatório de pré-processamento, que permite que o representante da folha de pagamento para verificar novamente - e, se necessário, ajuste - a folha de pagamento antes de imprimir contracheques e antes de gerar o arquivo de depósito direto. Além disso, se os salários devem ser encaminhados a um indivíduo específico após o processamento da folha de pagamento, indicar isso na lista de verificação.

Uma vez que a folha de pagamento é processado, os dados relevantes deve ser apresentado para garantir a conformidade de manutenção de registros. A lista deve indicar os diferentes relatórios de folha de pagamento que devem ser arquivados. Além disso, ele deve incluir os relatórios necessários para departamentos relacionados, tais como contabilidade ou finanças e recursos humanos. Se interação adicional é necessário com estes ou outros departamentos, incluí-lo na lista de verificação. Por exemplo, se uma empresa de imposto fora lida com assuntos fiscais da folha de pagamento da empresa, a lista deve incluir como encaminhar os arquivos fiscais da folha de pagamento para a empresa de imposto.