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Como organizar um Departamento de Compras

Mesmo que você tenha sido apenas em seu trabalho por um tempo curto, você sabe que manter registros meticulosos, avaliando práticas de compras atuais, buscando novas relações com os fornecedores e assegurando que seus sistemas de operação são projetados de forma eficiente são as chaves para um departamento de compras organizado . Se você acabou de ser trazido para transformar uma divisão existente do caótico para organizado, ou você só quer ter certeza de tudo o que se move ao longo de forma eficiente com algumas falhas, este artigo você pode apontar na direção certa.

Coisas que você precisa

  • Computador
  • Programas
  • documentos de compra
  • manual de política
  • armazenamento de Auditoria / operação de inventário
  • sistema de segurança (opcional)

Começar a auditoria de arquivos e métodos do departamento de compras para avaliar o sistema atual. Acompanhamento de artigos encomendados para os funcionários ou departamentos e verificar o desempenho de fornecedores autorizados. Visite chefes de departamento para discutir suas experiências de compras anteriores. Obter feedback sobre como melhorar os métodos de processamento, acompanhamento e atendimento do departamento.



Obter permissão para elaborar um novo manual de política departamento de compras com base no feedback recebido dos chefes de departamento, se não houver guia atual ou tornou-se evidente que a versão atual não funciona. Escrever, editar e distribuir rascunhos para os decisores pertinentes. Enviar cópias da publicação para os gestores para que eles tenham um ponto de referência para os pedidos de compras futuras.



Auditoria documenta a sua empresa emprega para realizar operações de compra. Comente ordem de compra linguagem, rever a documentação de licitação da sua empresa e formas, avaliar o pedido de fornecimento comum e outros documentos. Fazer alterações, se necessário, para aumentar a segurança e eficiência na entrega de itens encomendados.



Rever e analisar o inventário de suprimentos atualmente armazenadas em ou fora do local da empresa. Verifique todos os inventários contra documentação existente. excedentes da bandeira e escassez de itens que estão em constante procura, tais como material de escritório. Avaliar a forma como as compras são arquivadas e recuperadas por catadores e embaladores. Fazer melhorias na forma em que são armazenadas a cortar ineficiências.



Avaliar trasfega atual, separação e operações-especialmente se desleixo resultou em roubo, desaparecidas estoque e atrasos de embalagem no sentido de obter suprimentos para os trabalhadores em tempo hábil. Investigar a sabedoria de instalar um sistema de segurança, se não é já no lugar, para servir como um elemento dissuasor da criminalidade em áreas de armazenamento.

Instituir um programa de controle de qualidade para catadores, embaladores, contabilidade e compra todos recebem informações críticas sobre os embarques de suprimentos ao mesmo tempo- particularmente no que se refere a informação para fazer encomendas, greves trabalhistas, produtos defeituosos ou danificados - circunstância inesperada que pode afetar o recebimento e desembolso de materiais que vêm através do departamento de compras.

Manter a par das tendências da indústria de aprender novas técnicas para a organização de operações de departamento de compras. Conceber um relatório de progresso clichê assim que você vai ser capaz de atualizar metodicamente administração sobre o status dos itens que eles colocam em ordem para que você não está gastando metade do seu dia respondendo a mesma pergunta: “Quando posso esperar para obter os blocos de notas que encomendei em julho?"

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