Contas a Pagar Procedimentos de Auditoria

Contas a pagar é uma parte crítica de seus registros financeiros e pode estar sujeito a fraudes, sem reconciliação cuidado e supervisão. contas fortes procedimentos de auditoria a pagar pode garantir a precisão ea pontualidade de seus pagamentos de contas. Os procedimentos de auditoria a pagar contas permitem melhores uma mistura de verificações diárias, controlos internos de rotina e procedimentos de controlo externo.

Contas a pagar deve ser equilibrada diária para conciliar pagamentos para entradas registadas. Qualquer discrepância entre o montante total pago eo total registrado deve ser examinado e reconciliado imediatamente. supervisão da gestão de cada indivíduo envolvido em contas a pagar deve ser rigoroso e deve incluir monitorização de rotina de atividades. Os gerentes devem ser treinados para assistir por quaisquer sinais de má conduta por contas pessoal a pagar.

procedimentos sign-off que ajudam a estabelecer uma trilha de auditoria deve ser promulgada. Estes sign-offs deve incluir a revisão das reconciliações diárias, relatórios de discrepância mensais e sign-offs individuais de gestão para grandes transações para garantir que toda a informação está correta.

controles internos para contas a pagar deve incluir requisitos de assinatura de acordo com valores de pagamento. Considere a implementação de vários níveis de requisitos de assinatura. Por exemplo, você pode exigir a assinatura de um gerente de contabilidade para os itens de mais de US $ 5.000, um sign-off executivo para itens de mais de US $ 10.000 e exigência de dupla assinatura para pagamentos de mais de US $ 25.000. Correspondem às suas necessidades de assinatura para os totais de receita e a susceptibilidade do seu negócio à fraude para o benefício máximo.

Estabelecer procedimentos de controlo de rotina para contas a pagar. Incluem controlos por amostragem dos pagamentos individuais para garantir a precisão. Por exemplo, rever cinco contas a pagar todos os dias e verificar o valor do pagamento eo beneficiário informações e garantir que a contabilidade registros foram preenchidos corretamente.

Durante os procedimentos de fechamento do livro no final de um mês ou período financeiro, incluem procedimentos sign-off para todos os responsáveis ​​remunerável incluindo totais resumidos e reconciliações de contas. Além disso, manter um relatório em execução que monitora os níveis de pagamento de contas de processamento a pagar. Se os níveis de pagamento de repente aumentar ou diminuir, uma investigação automática sobre as causas pode dirigir fora potenciais problemas.

A maioria das auditorias externas incluem contas a pagar como uma área de teste. As auditorias externas deve demorar relatos detalhados listagem a pagar e traçar totais dos detalhes através de todos os registros contábeis ao total de sumário e deve incluir os saques bancários. Selecione os itens devem ser escolhidos para testes em profundidade. Seleccione beneficiários deve ser contatado para verificar o recebimento de pagamentos. Além disso, reconciliações de rotina devem ser revistos para a precisão e processamento de lógica. Quaisquer compatibilização com grandes discrepâncias deve ser investigado completamente.

As auditorias externas deve testar para passivos não registrados. Considerar a seleção de todas as facturas ao longo de um limite especificado e uma seleção aleatória de faturas de rotina para análise em profundidade. Olhe para registros de desembolso, créditos para os retornos, os bens recebidos, mas não facturadas, e quaisquer contas específicas da factura. Certifique-se de que cada factura é gravado corretamente no período correto. Comente a conta para ver se ele foi registrado como um passivo ou se ele foi corretamente excluído do período de tempo.