Dicas Lei organização de escritório

Organizar um escritório de advocacia é uma ótima maneira para paralegais, secretários legais e assistentes jurídicos para apoiar advogados. Em escritórios de advocacia de pequeno porte, os advogados podem até ter de se organizar. A maioria dos escritórios de advocacia têm um sistema de arquivamento centralizado, e arquivos de casos são verificados para advogados somente quando necessário para o caso de trabalho. Porque os advogados passam seu tempo em reuniões com os clientes, atendendo a processos judiciais, tendo depoimentos e realizando outro trabalho do caso, eles dependem de organização de escritório para encontrar papelada quando necessário.

Cada advogado no escritório de advocacia precisa de um sistema de rastreamento de informações relacionadas com casos potenciais. Jim Wirken, advogado julgamento civil e presidente do conselho do Grupo Lei Wirken em Kansas City, recomenda a utilização de um formulário chamado um Relatório de matéria nova perspectiva. Esta forma padrão ajuda de um advogado rastrear as informações de um cliente em potencial, manter notas sobre conversas sobre o tempo matéria e registro passou consultoria sobre o assunto. Se um arquivo do caso é aberto mais tarde, um advogado ou pessoa de apoio pode utilizar este formulário para criar um arquivo de papel e um novo arquivo em um sistema de banco de dados de gerenciamento de casos.

organização de arquivos é a chave para a organização de um escritório de advocacia. Este processo é importante para organizar arquivos de casos e para a organização de registros contábeis. organização de arquivos também ajuda um escritório de advocacia percepções do cliente do freio de negligência e facilitar a retenção do cliente. Para arquivos de papel, um escritório de advocacia deve desenvolver um sistema para organizar cada pasta de arquivo. Por exemplo, em cada seção de um arquivo, o mesmo tipo de documentos devem ser colocados de cada vez. Em cada seção, documentos pode precisar abas coloridas (com números ou datas) para indicar onde cada documento começa e termina. Os trabalhos devem ser apresentados em ordem cronológica, quer com o mais recente documento sobre a parte superior ou na parte de trás de cada seção.

Um escritório de advocacia pode desenvolver um guia de pasta de arquivo e fornecê-lo a todos os funcionários. Novos funcionários de arquivamento podem precisar de treinamento para entender o guia arquivo. Advogados e pessoal de apoio jurídico deve contar com o pessoal de arquivamento profissional para a maioria das tarefas de arquivamento.

Uma organização também pode utilizar um sistema de banco de dados de gestão de casos para rastrear caso e as informações contábeis. Alguns sistemas de gerenciamento de banco de dados incluem a capacidade de anexar faxes, documentos eletrônicos e documentos digitalizados para caso arquivos no banco de dados eletrônico. Alguns sistemas de banco de dados são especialmente úteis para tarefas não-rotineiras, como verificar se um advogado tem um conflito de interesses na representação de um cliente (que poderia levar a uma violação de ética).

Funcionários e advogados devem receber treinamento em como usar este sistema de gerenciamento de banco de dados para armazenar eletronicamente informações. Um escritório de advocacia pode querer limitar os perfis de usuários que pode inserir ou excluir registros para evitar a perda de informações do cliente importante.