Como hospedar uma reunião de negócios

O mundo dos negócios está cheio de reuniões longas, chatas, desmedido. Se a reunião for focado e direto ao ponto, todos que atende irá apreciá-lo. Quer se trate de uma reunião semanal da equipe ou uma conferência do setor, planejamento e preparação pode fazer a diferença entre uma sessão produtiva ou um par tedioso de horas.

A reunião irá mover mais rápido e ser mais focado, se você tem um motivo para segurá-la. Mesmo que seja uma reunião semanal regular, que será mais produtivo se você tem um objetivo específico. Elaborar uma agenda tocando sobre os tópicos que pretende cobrir. Atenha-se a ordem do dia: Se alguém traz à tona um tema não relacionado, dizer-lhes para falar sobre isso com você após a reunião acabou.

Não convide pessoas que não precisam estar lá. Se tudo que você precisa de alguém é uma atualização sobre o seu mais recente projeto, você pode conseguir isso em um e-mail. Manter a reunião para um tamanho razoável mantém as coisas mais ordenada e focado. Ele também libera mais pessoas para fazer o trabalho produtivo.

Mande sua agenda antes da reunião, para que todos saibam o que esperar. Se você chamar a reunião para lidar com um desenvolvimento recente - uma mudança na lei, um atraso do projeto - incluem as informações de fundo com a agenda. Dessa forma, todo mundo vai ser até a velocidade e você tem mais tempo na reunião para abordar o desenvolvimento.

Encontre um quarto que é grande o suficiente para que todos que atende pode acomodar-se confortavelmente. Espremendo as pessoas ou a caça de cadeiras é perturbador, desconfortável e faz você olhar despreparados. Confirme o quarto tem todo o equipamento que você precisa e que é na ordem de funcionamento. Isto é particularmente importante se a reunião inclui uma apresentação de slides ou se alguém vai participar por telefone ou videoconferência.

Agendas não são mágicos. Muitas reuniões começam com um objetivo, então os participantes desviar em tangentes. Se você está hospedando, é até você para guiar o navio de volta ao curso. Se seus convidados incluem clientes ou alta gerência, você vai ter que fazer isso com um toque delicado, mas precisa ser feito. Encerrar a reunião no horário agendado.

Você não deseja executar tal um apertado reunião todos se sintam como se estivessem em campo de treinamento. Organizar para um fornecimento de lanches e bebidas não alcoólicas. Permitir algum tempo no início de conversa fiada, como as pessoas naturalmente aproveitar a aproximar-se uns com os outros. Só não deixá-lo correr para o ponto atrasa o negócio na mão.