Como criar um Sistema de Gestão de Documentos

Projetar seu sistema de gestão documental, decidindo quais os documentos que você irá arquivar, quais documentos são uma prioridade, e como você vai acessar os documentos.

Fazer um orçamento. Basear o seu orçamento sobre o número de pessoas que trabalham em seu escritório, a quantidade de documentos que você tem para fazer a varredura eo número de horas de mão de obra você tem que dedicar para a criação de um sistema de gestão documental. Deixe espaço em seu orçamento para incluir também o custo do software de gerenciamento de documentos.

Organizar todos os seus arquivos de papel. Separe seus arquivos de papel em seções que são facilmente identificadas por você e sua equipe. Pense em como você gostaria que seus arquivos sejam acessados ​​a partir do computador e organizá-los em conformidade.

Digitalizar seus arquivos em seu sistema de computador. Esta é a tarefa mais demorada e, dependendo da quantidade de documentos em papel que você tem que pode acabar levando muito tempo para ser concluído. Comprar um scanner de alto desempenho, se você tem um monte de documentos para digitalizar e têm os mesmos funcionários fazem a varredura para evitar quaisquer confusões ou confusão. A maioria dos scanners irá converter seus documentos em um arquivo PDF que é o padrão de fato para a distribuição de documentos eletrônicos.

Adquirir e implementar software de gestão de documentos. Compre o software de gerenciamento de documentos que melhor se adapte às suas necessidades. Encontre o software, fazendo uma pesquisa no Google por "software de gerenciamento de documentos" para aprender sobre as diferentes opções disponíveis. Você pode ter o software instalado diretamente em seu servidor ou usar uma solução baseada na web. Alfresco.com e eQuorum.com são exemplos de empresas que oferecem software de gerenciamento de documentos. A maioria das empresas também oferecem treinamento e apoio, se e quando você precisar dele. Fazer upload de todos os seus documentos no software para facilitar o acesso e distribuição para sua equipe.

Coloque todos os documentos na categoria correta. Isto é essencial para que o sistema funcione de forma eficiente e precisa. Treinar todos os seus funcionários sobre como usar o novo sistema para o armazenamento, arquivamento e recuperação de documentos.

Faça backup de todos os seus arquivos regularmente. Use um serviço de backup que armazena seus documentos em um local seguro, seguro, remoto. Certifique-se de que eles oferecem backup automático de todos os seus arquivos em uma base regular. Isso irá garantir que, se alguma coisa acontecer, os dados que você precisa para manter funcionando seu negócio é seguro. Algumas empresas que oferecem serviços de backup são: mozy.com, carbonite.com e idrive.com.