Conta procedimentos de política a Pagar

Em “manter os livros: Escrituração Básica e Contabilidade para o sucesso Pequenas Empresas, Seventh Edition,". Linda Pinson define contas a pagar como os débitos devidos por uma empresa aos credores de bens ou prestações de serviços adquiridos Empresas atribuir as responsabilidades de desembolsar pagamentos aos membros de sua equipe de contabilidade ou uma equipe de contas a pagar dedicados. a contas dedicadas equipa a pagar emprega conjuntos padrão de processamento de procedimentos. Estes procedimentos minimizar custos gerais enquanto maximiza as relações de fornecedores.

Fraude, peculato e erros no processamento pode devastar um negócio. É crítico para implementar os procedimentos de controlo para mitigar esse risco. Alguns controles comuns e eficazes incluem: separação de funções para mitigar o risco de funções de compras formais embezzlement- e diretrizes para mitigar o risco de desvio de fundos, faturas fraudulentas e errors- limiares segundo montante signatário dólar para mitigar o risco de peculato e errors- e sistemática validação de número de nota fiscal para reduzir o risco de erros de pagamento duplicados.

Os credores são adicionados ao banco de dados da empresa como fornecedores. Esta tarefa é geralmente atribuído a um empregado de pagar ou secretário financeiro contas que não têm a capacidade de gerar pagamentos.

Para garantir que os pagamentos são gerados em tempo hábil, os fornecedores são encorajados a trabalhar com a equipa de contas a pagar para tratar de questões de facturação. Entrando em contato com agentes de compra ou o departamento de ordenação irá adicionar atrasos para localizar ou resolver faturas não pagas ou parcialmente pagas.

Os vendedores são instruídos a enviar faturas diretamente para o departamento de contas a pagar. A factura é marcada com a hora eo relógio de processamento começa. Se uma ordem de compra foi gerada para adquirir bens ou serviços, a factura é comparado com a ordem de compra eo comprovante de recebimento. Mary S. Schaeffer discute este processo “de três vias jogo” no livro "Contas a pagar: um guia para a execução de um departamento eficiente."

Se a compra foi feita sem uma ordem de compra deve atender às diretrizes estabelecidas da empresa. Se as diretrizes sejam atendidas, a factura é encaminhado para o departamento de pedidos para aprovação e codificação apropriada.

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O analista de contas a pagar está autorizada a gerar pagamentos. O analista trabalha diligentemente para processar faturas em tempo hábil para garantir que eles são prontamente pagos e descontos são tomadas quando possível. Ambos os objetivos resultar em oportunidades para controlar custos gerais. Isto é especialmente importante onde as agências governamentais são penalizados por atrasos de pagamentos.

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pagamentos electrónicos são outra ferramenta de redução de custos. Isso reduz o custo de cheques em papel e minimiza fraude de cheque ou peculato. Se for necessário emitir um pagamento de pagamento ou o declínio parcial, as contas documentos analista pagar e explica as circunstâncias.

O analista de contas a pagar garante que os pagamentos são desembolsados ​​de acordo com a política da empresa. equipe de auditoria interna da empresa vai rever selectiva os resultados do trabalho do analista, solicitando a documentação para um seleto grupo de faturas. O auditor revê a documentação para garantir que os procedimentos de controle estavam no lugar e seguido corretamente. procedimentos de controle insuficientes resultar em prejuízos inesperados. tempo e custos adicionais são necessários para recuperar essas perdas.