Como se preparar PPAP Forms

Um plano de pagamento pré-aprovado, também conhecido como um PAPP, proporciona comodidade aos seus clientes, bem como o seu departamento de cobrança. Ao autorizar a sua empresa a transferir uma determinada quantidade de fundos de uma conta corrente ou poupança em uma data pré-determinada, seus clientes não têm que lidar com o incômodo de fazer pagamentos periódicos. Da mesma forma, o arranjo libera o seu departamento de cobrança de emitir faturas e algum processamento de pagamento. Porque você precisa de autorização por escrito para acessar uma conta mantida por um outro cliente, você deve garantir o acesso à conta, por escrito, através de um formulário PAPP.

Colete informações básicas do cliente. seções de formato no formulário para os clientes a entrar no seu nome, número de telefone da empresa e endereço de cobrança no formulário PAPP. Incluir um campo para todas as peças de informação ao cliente o seu departamento de faturamento mantém para cada cliente.

Recolher informações sobre a conta corrente a partir do qual o cliente autoriza o pagamento. Coletar o nome e endereço do banco de casa, o seu número de roteamento - o primeiro número de nove dígitos localizado no canto inferior esquerdo; canto de um cheque - e o número da conta bancária - a série de números que seguem o número de roteamento. Bancos elaborar sua própria conta sistemas de numeração, para que eles podem ser de qualquer comprimento.

Colete um cheque anulado a partir do cliente para confirmar as informações da conta corrente.

Apresentar uma declaração escrita que autoriza a sua empresa a fazer saques da conta especificada, conforme necessário. Se a data de faturamento e valor faturado permanecem constantes, deixe espaços em branco para o cliente ou agência de cobrança para completar. A declaração amostra lia: “Eu autorizo ​​(nome da empresa) para debitar a minha conta por US $____ no ____ de cada mês. Certifico que têm a autoridade para autorizar débitos da conta listados acima, e concordo com os termos e condições apresentadas por este acordo."

Proporcionar um espaço para os clientes a assinar e datar a declaração para autorizar sua conta.

Inclua todos os termos e condições que você pode precisar em uma seção “Termos e Condições”. Esses itens podem incluir disposições que exigem que o cliente a assumir a responsabilidade por quaisquer taxas devolvidos ou negadas e fornecer notificação de mudança de detalhes da conta uma semana de antecedência da data de faturamento, bem como disposições gerais para a sua empresa ou o cliente para cancelar o acordo uma notificação por escrito.