Processos & Procedimentos de Aquisição

Existem inúmeros procedimentos e processos de aquisição, mas existem alguns procedimentos que devem ser comuns a todos os departamentos de compras. Estes incluem seleção de fornecedores, solicitando informações, apresentação de propostas, avaliação das propostas, adjudicação do contrato e inspeção. .

Organizações geralmente têm uma lista preferencial de fornecedores aprovados que é mantido pelo departamento de compras. Estas são as empresas que passaram por um processo de seleção e foram encontrados para melhor satisfazer as necessidades de uma empresa.

Quando há uma exigência para comprar itens que os fornecedores preferenciais atuais são incapazes de origem, uma empresa normalmente irá investigar o mercado. A exigência será enviado aos fornecedores escolhidos que serão feitas para uma oferta. Para pedidos de baixo valor, um pedido informal de informações ou uma solicitação para uma cotação é enviada para fornecedores identificados. Para os itens de maior valor, um processo de concurso completo será seguido. Isso muitas vezes pode levar até seis meses desde a identificação da necessidade do prêmio final do contrato.

Os fornecedores são tipicamente pediu para voltar as suas propostas a um oficial chamado por uma hora e data especificadas. As propostas podem incluir uma descrição do serviço ou produtos do fornecedor está oferecendo, o custo proposto para realizar o trabalho necessário ou fornecer os suprimentos necessários, informações financeiras da empresa e quaisquer perguntas que a organização de compra pediu do fornecedor em potencial.

Uma vez que as propostas / ofertas são devolvidos, uma organização de compra geralmente tem um tempo específico em que para avaliar os retornos, tomar uma decisão contrato e informar os fornecedores bem e mal sucedidas. Antes do envio do caderno de encargos, uma organização de compra irá desenvolver um critério de pontuação contra o qual os candidatos serão marcados e classificados. Considerações como preço e qualidade são os critérios usuais de pontuação.

Uma vez que as propostas foram avaliadas e pontuadas, os fornecedores serão notificados com uma aprovação ou a rejeição. fornecedores de sucesso também são notificados por escrito. É procurement melhores práticas para oferecer fornecedores vencida a chance de um debriefing. Isto permite-lhes descobrir por que a sua proposta não foi selecionada e para melhor compreender propostas futuras.

Uma vez que o serviço / oferta foi entregue, a organização de compra irá verificar que a qualidade, quantidade e especificação foi atendida. Neste ponto, a organização emitirá pagamento. Em muitos casos, é prática padrão para ter uma reunião pós-contrato entre a organização de compra e organização fornecedora. Ele fornece uma oportunidade para cada lado para oferecer feedback e desenvolver um documento post-mortem para atividades de contratação futuras.