Como configurar sistemas de arquivamento Up Office Paper

Nestes dias de informatização é fácil de organizar os registros de escritório, agendas, finanças e tudo o resto todos em um computador. Isso funciona muito bem, desde que você tem cópias de back-up, e enquanto uma queda de energia não cortá-lo fora de tudo que você precisa para manter seu escritório funcionando. Ter arquivos de papel faz ter mais espaço do que arquivos de computador, mas faz um bom sistema de back-up, e se o seu escritório lida com um monte de notas de papel, faturas ou ordens por fax, um sistema de arquivos de papel mantém as coisas limpo e fácil de usar .

Coisas que você precisa

• página de índice
• fichário
• Sair folha

Organize-se. Antes de começar a tentar montar um sistema de arquivamento de papel que você precisa ter todos os seus fornecimentos prontos para ir para que você não tem que parar no meio do processo. Verifique se você tem um armário grande o suficiente para lidar com todos os seus arquivos sem tê-los embalados em tão apertado que você não pode chegar até eles. Deixe-se espaço para crescer.

Decida como você deseja classificar seus arquivos. Como exemplo, um consultório médico vai querer arquivos para cada paciente, enquanto o escritório para uma loja de varejo pode querer arquivos para cada fornecedor. Além dos arquivos para grandes categorias, você precisará arquivos para coisas como e-mails recebidos, as contas que devem ser pagas dentro dos 30 dias seguintes e faturas que os clientes devem pagar-lhe dentro dos próximos 30 dias.

Desenvolver um sistema de arquivamento. Você pode organizar arquivos em ordem alfabética, numericamente por data, ou em qualquer número de outras maneiras. As duas coisas a ter em mente é que qualquer sistema que você escolher, ele deve ser fácil de encontrar os arquivos e você deve ser consistente. Se você arquivar alguns clientes em ordem alfabética pelo primeiro nome, e outros pelo sobrenome, vai demorar muito mais tempo para encontrar o arquivo mais tarde. Ter um sistema consistente também significa que qualquer pessoa no escritório pode localizar um arquivo. Cada arquivo deve ter um rótulo claro e fácil de ler.

Criar os arquivos. Cada papel precisa ser fixado para o arquivo seja com um soco dois furos, um soco de três furos, ou colocado em um envelope grande que contém itens de tamanho fora do padrão. Criar subdivisões dentro do arquivo se existem categorias claras de que os itens de papel cair. Um arquivo de escritório de advocacia, por exemplo, pode ter seções para obter informações testemunha, opondo-se limalha de conselhos e documentos judiciais que o escritório fez. Na parte da frente do arquivo que você deve ter um índice que identifica cada item no arquivo, de preferência na ordem em que se senta no arquivo.

Armazenar os arquivos. Coloque os arquivos no armário. Na parte da frente do gabinete manter uma prancheta com uma folha sign-in / assinar-out. Toda vez que qualquer pessoa no escritório remove um arquivo do gabinete, ele ou ela precisa para assinar o arquivo para fora e indique onde ele será. Quando o arquivo de volta para o armário, a pessoa precisa assiná-lo de volta. Ter um sign-in e Check-out registo vai salvar a todos no tempo de escritório, impedindo "perdido" arquivos.