Como organizar arquivos e pastas Escritório

Se você encontrar-se passar horas à procura de um determinado documento ou arquivo, ele pode ser hora de reformular sistema organizacional do seu escritório. Se você tem muitos arquivos e pastas, isso pode levar algum tempo para percorrer e organizar todos eles. No entanto, no final, vai valer a pena, porque você vai saber exatamente onde encontrar tudo. Se você se sente oprimido enfrentar o escritório inteiro de uma vez, tentar passar por apenas uma área de um dia até que tenha terminado.

Coisas que você precisa

• etiquetas
• Apresentação de caixa de armário / arquivamento

Coloque uma caixa de entrada e caixa de saída em um canto de sua mesa. Manter todas as contas de saída, avisos e outros itens para ser enviado ou distribuído na caixa de saída. Despachar estes itens por dia. Coloque os arquivos de entrada, documentos e e-mail na caixa de entrada. Além disso, ato diário em cima ou arquivar esses itens-assim, eles não se tornará desorganização.

Criar categorias para seus arquivos e pastas. Estes irão variar, dependendo do seu tipo de negócio. Algumas categorias podem ter rótulos óbvios, como clientes, informações fiscais, fornecedores e projetos futuros. Concentre-se em classificar todos os seus documentos para estas grandes categorias.

Acabar com as grandes categorias em subcategorias menores, se for o caso. Por exemplo, se sua empresa tem clientes, criar uma pasta para cada cliente. Se os documentos de um cliente são numerosas demais para caber em uma pasta, quebrar-se nesta categoria ainda mais. Separar arquivo do cliente em pastas diferentes para diferentes tipos de documentos.

Rotular todos os seus arquivos. CNN Money recomenda arquivos de rotulagem de acordo com como você provavelmente vai procurá-los. Por exemplo, ao invés de rotular um arquivo obscuro &ldquo-Forma 27G-28A,&rdquo- rotulá-la &ldquo-Facturas&rdquo- ou um semelhante categoria aplicável. Isso facilita a localização de documentos rapidamente.

Coloque todos os seus documentos em um armário de arquivo, caixa de depósito ou recipiente semelhante. Se você tem muitos arquivos, manter os que você usa com mais freqüência ao lado de sua mesa. Se você ficar sem espaço de escritório, manter os arquivos que você só pode usar uma vez por ano em um compartimento de armazenamento armário separado ou em outra sala inteiramente.

Mantenha uma pilha separada de documentos designados para o lixo como você classificar através de seus arquivos. Oportuna destruição de documentos antigos e irrelevantes é a chave para manter um escritório organizado. Se você não tem certeza se você pode dispor de um documento, designar uma pasta para um possível lixo e manter o documento arquivado lá até que você pode rasgar.