Quais são os benefícios de Processamento de Texto no negócio?

Uma invenção que desempenha um grande papel em operações de negócios é o processador de texto. Inicialmente lançado em 1800 sob a forma da máquina de escrever, software de processamento de texto baseado em computador de hoje faz o trabalho da caneta armário de arquivo, máquina de escrever e tinta combinados. Junto com a miríade de capacidades, a facilidade de utilização e acessibilidade torná-lo um investimento de negócio sensata.

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Em um ambiente de escritório, os documentos mais usados ​​são muitas vezes personalizado para atender às situações individuais. Isso geralmente é feito através da criação de modelos usando software de processamento de texto como o MS Word ou Pages.

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Um modelo é um documento criado como um ponto de partida para futuros documentos. Junto com a flexibilidade de adição e remoção de dados, modelos de oferecer aos usuários a capacidade de editar e imprimir várias cópias de importantes cartas comerciais, todos com informações chave diferente.

O "salvar" ou "salvar como" recurso oferecido por documentos de processamento de texto permite aos usuários dar documentos nomes memoráveis ​​no mesmo local do arquivo ou em locais diferentes de arquivo. Quando os documentos são salvos em um computador seguro, as informações do cliente é protegida e fácil de recuperar a qualquer momento.

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O recurso de proteção de senha disponível em documentos abertos impede alterações não autorizadas em documentos importantes. Isso pode ser útil se várias pessoas confiar na informação dentro destes documentos para executar seus trabalhos (por exemplo, médicos processadores de reivindicação de seguro que pagam reivindicações de acordo com acordos contratuais feitos com médicos).

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Quando recursos de software de processamento de texto são usadas em conjunto com boa capacidade de organização, isso economiza tempo dos usuários. Em vez de gastar tempo classificando e procurando papelada misfiled ou extraviado, usando o recurso de pesquisa do computador faz encontrar arquivos simples.

Além disso, processamento de texto beneficia o meio ambiente, reduzindo a quantidade de papelada necessária para realizar tarefas diárias (por exemplo, arquivamento, envio de cartas, envio de agendas de reuniões). Através do envio de documentos por meio de um e-mail seguro, o custo de porte e desperdício de papel são reduzidos significativamente.