Maneiras apropriadas para atender o telefone em um escritório de advocacia

A comunicação inicial entre um cliente em potencial e um escritório de advocacia é geralmente por telefone, manipulados por uma recepcionista. Como resultado, é importante que recepcionista da empresa ser profissional e cortês em todos os tempos. Manter o profissionalismo às vezes pode ser um desafio, no entanto, especialmente para recepcionistas que atendem um grande volume de chamadas em uma base diária. Mas existem certos princípios que você deve sempre seguir ao atendimento de chamadas em um escritório de advocacia.

Tome cada chamada ao anunciar o nome do escritório de advocacia, identificar-se pelo nome, e perguntando como você pode ser útil para o chamador. Por exemplo, “Bom dia, este é o escritório de advocacia de X e Y, Jane falando, quem sou eu falando com?” Depois de ter identificado o autor da chamada pelo nome, perguntar “Como posso ajudá-lo hoje Ms. Z”, e referem-se ao interlocutor pelo nome durante o resto da conversa. Anotações durante cada chamada pode ser útil, especialmente com relação a nomes. Manter um tom positivo durante a conversa, ser paciente, e nunca perder a calma. Evite o uso de jargões, gírias ou palavras não como “uh huh” e “hum”.

É muito importante para você ouvir atentamente para um chamador e identificar suas necessidades e fornecer as informações solicitadas para ela de uma forma clara e concisa. Cada chamador está buscando assistência na obtenção de informações necessárias ou encontrar a pessoa certa com quem falar.

Se o chamador está solicitando informações melhor fornecida por um advogado, informar o chamador que ele precisa falar com alguém e pedir-lhe para realizar a transferência. Entre em contato com o advogado para quem pretende transferir a chamada, anuncie a chamada pelo nome, divulgar a finalidade da chamada e transferir a chamada se o advogado está disponível. Sem chamador deve ser deixado em suspenso por mais de 45 segundos. Após 45 segundos, pedir ao interlocutor se ela quer continuar a manter, gostaria de ser chamado de volta quando um advogado está disponível ou prefere chamar de volta mais tarde.

Antes da finalização de cada chamada, perguntar se você pode ser de qualquer assistência adicional antes de terminar a chamada. Obrigado o chamador para considerar o escritório de advocacia. Raramente é possível para uma recepcionista legal para convencer um potencial cliente para contratar um escritório de advocacia, mas é muito fácil para um recepcionista de perder um cliente para um escritório de advocacia por ser pouco profissional, rude ou descortês.