Como escrever uma carta de cancelamento de pedidos retornados

Enviar uma carta de cancelamento de ordens de volta para a empresa para documentar o cancelamento. (Imagem: Brand X Pictures / Brand X Pictures / Getty Images)

Se você fez um pedido para bens que são back-ordenados, há várias razões que você pode decidir cancelar a ordem. Você pode precisar os bens imediatamente e, portanto, pretende encomendar-los de outro fornecedor, ou você pode decidir que você simplesmente não querem os bens mais. Quando você decidir cancelar bens na ordem de volta, muitas vezes é uma boa idéia para escrever o seu pedido de cancelamento e enviá-lo para o fornecedor assim que tomar essa decisão.

Determine a necessidade de cancelar a encomenda. Assim que você decidir que você quer definitivamente para cancelar a ordem, colocá-lo por escrito e enviá-lo para a empresa. Ao escrever uma carta e enviá-la, você documentou prova do pedido de cancelamento. Isso ajuda a evitar mal-entendidos ou embarques acidentais de mercadorias.

Endereço da carta. Use papel timbrado da empresa, se disponível, e escrever o nome da empresa e endereço que o pedido foi feito com. Incluir uma linha de referência que indica o seu número de conta e um nome de contato. Comece escrevendo “To Whom It May Concern”.

Apresente-se. Comece a escrever a carta declarando o nome da empresa eo número da conta que você tem com esta empresa particular. Diga seu nome e a posição que você mantenha com a empresa.

Indicar a finalidade da carta. Inclua o número da fatura, se disponível, ea data para que a ordem de volta deseja cancelar. Diga ao leitor de que as mercadorias nesta factura foram back-ordenada e que você não deseja mais receber a mercadoria. Claramente que você está escrevendo esta carta para deixar a empresa sabe que você deseja cancelar os bens que estão atualmente em ordem de volta.

Oferecer uma razão. Se você precisava dos bens imediatamente e ordenou-lhes de outra empresa, ser honesto e dizer a empresa que o recebimento desses bens foi sensível ao tempo. Explique que, a fim de satisfazer as necessidades dos seus clientes que você se sentiu obrigado a comprar os bens de um fornecedor diferente que eles tinham em estoque.

Termine a carta agradecendo a empresa para a compreensão e para atualizar seus registros para esta transação. Assinar o seu nome e incluir o seu título e número de telefone.

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