Como escrever uma carta profissional para uma mudança na política

Limitação ou proibição de fumar é um exemplo de uma mudança de política comum. (Imagem: Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

mudança de política cartas são difíceis de escrever, porque a mudança não costuma favorecer o cliente ou funcionário, mesmo que seja necessário. Política de mudança de letras, como quaisquer cartas transmitindo notícias negativas, exigem uma preparação cuidadosa e consideração. Se você escrever a carta com cuidado, pode explicar a razão para a mudança e ainda manter a boa vontade dos clientes ou funcionários.

Use o seu papel timbrado da empresa. Porque esta carta é uma notificação legal de uma mudança de política, deve olhar oficial e formal.

Digite a data completa. Ir um espaço de linha.

Digite o nome, organização e endereço do destinatário. Se esta carta é um envio em massa para todos os funcionários ou todos os clientes, você pode omitir o nome e endereço ou usar o recurso de mala direta em seu programa de processamento de texto para inserir automaticamente o nome e endereço para cada letra. Ir outro espaço de linha.

Tipo "Queridos Sr./Sra. (Name)" seguido por dois pontos. Se esta é uma carta de massa, use uma saudação genérica, como "Caro cliente avaliado" ou "Caro Funcionário" em seu lugar. Ir outro espaço de linha.

Comece a carta explicando o problema que levou à mudança de política. Use quaisquer fatos ou estatísticas que ajudarão a convencer o destinatário. Sempre discutir o problema pela primeira vez em uma mensagem negativa - se o destinatário entende o problema, ela vai ser mais propensos a aceitar a sua solução.

Explicar a mudança de política em linguagem específica, clara. Explique quando a nova política entrará em vigor, as consequências de não seguir a política, e quaisquer detalhes que o funcionário ou cliente precisa para realizar a mudança.

Obrigado o cliente ou funcionário por seu tempo e cooperação. Fornecer informações de contato para ela usar se ela tem alguma dúvida sobre a política.

Digite "Atenciosamente", e pular três espaços de linha. Escreva seu nome completo e título. Assinar o seu nome acima do seu nome digitado.

Faça uma cópia da carta para seus registros, e fornecer outra cópia para o seu departamento jurídico. Envie as letras originais. Se a mudança de política é importante ou resulta de uma alteração em uma lei, enviar as cartas por correio registado para que você terá um registro de quando cada destinatário recebeu sua carta.